48. Руководители, начальники органов безопасности осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан (статья 14 Закона).
49. Книга, ведущаяся в органе безопасности, и карточки личного приема представляются для проверки своевременности и правильности выполнения принятых решений: руководителю, начальнику органа безопасности - ежемесячно, инспектирующим (проверяющим) - по их требованию (статья 120 Устава).
Книги, ведущиеся в горрайподразделениях территориальных органов безопасности, подразделениях пограничных органов, и карточки личного приема представляются для проверки руководителю, начальнику органа безопасности не реже одного раза в шесть месяцев.
Отметки о проверке производятся в учетных формах путем записи "Проведена проверка", проставления даты проверки и подписи руководителя, начальника органа безопасности (записи о проверках карточек личного приема граждан могут производиться в отдельной ведомости, прилагаемой к учетно-справочной картотеке приема граждан). При необходимости могут быть даны поручения об устранении выявленных недостатков.
50. В органах безопасности контролю по срокам исполнения подлежат письменные обращения, о результатах рассмотрения которых требуется дать ответ гражданину или сообщить в органы государственной власти Российской Федерации.
Контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения обращений осуществляют должностные лица органов безопасности в соответствии с требованиями правовых актов ФСБ России.
Лица, осуществляющие такой контроль, имеют право:
- запрашивать у исполнителей и их непосредственных начальников необходимые сведения о ходе рассмотрения обращений;
- знакомиться в установленном порядке с материалами, отражающими состояние рассмотрения обращений;
- вносить соответствующим начальникам предложения по устранению недостатков, выявленных в ходе контроля рассмотрения обращений.
Руководителю, начальнику органа безопасности регулярно, но не реже одного раза в месяц, докладывается о результатах контроля сроков рассмотрения обращений. В горрайподразделениях территориальных органов безопасности и подразделениях пограничных органов контроль за соблюдением порядка и срока рассмотрения поступивших обращений возлагается на начальников данных подразделений.
51. Руководители, начальники органов безопасности обязаны не реже одного раза в квартал проводить внутреннюю проверку состояния работы по рассмотрению обращений (статья 118 Устава). Для проведения такой проверки приказом руководителя, начальника органа безопасности создается комиссия и определяется порядок ее работы (комиссия может быть создана для работы на определенный период времени, например, на год). В состав комиссии, как правило, включаются должностные лица (сотрудники) органа безопасности, обладающие необходимыми знаниями и практическим опытом работы с обращениями. Количественный и персональный состав комиссии определяется в зависимости от числа поступающих обращений, штатной численности органа безопасности, объема и характера выполняемых им задач. Члены комиссии не имеют права разглашать другим лицам ставшие им известными сведения, содержащиеся в обращениях и документальных материалах по их рассмотрению.
Проверка состояния работы с обращениями в горрайподразделениях территориальных органов безопасности, подразделениях пограничных органов, прием и рассмотрение обращений граждан в которых осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, проводится комиссией органа безопасности не реже двух раз в год. Для этого комиссией органа безопасности могут запрашиваться и изучаться необходимые документальные материалы.
52. По результатам работы комиссии составляется аналитическая справка, которая докладывается руководителю, начальнику органа безопасности и хранится в соответствующем деле органа безопасности.
В ходе внутренней проверки состояния работы комиссия должна в том числе исследовать и отразить в аналитической справке:
- количество и характер поступивших обращений (в частности, по результатам личного приема), наиболее часто встречающиеся в них вопросы;
- количество обращений военнослужащих и членов их семей, бывших военнослужащих и членов их семей, основную тематику их обращений;
- наличие и характер повторных обращений;
- соблюдение сроков регистрации обращений, пересылки обращений по компетенции, рассмотрения обращений, аргументированность продления сроков рассмотрения обращений;
- полноту и объективность рассмотрения всех вопросов, содержащихся в обращениях;
- характер решений, принятых по обращениям;
- соблюдение установленных правил ведения учетных форм письменных и устных обращений, делопроизводства по обращениям.
При выявлении недостатков и упущений в работе с обращениями комиссия устанавливает их причины и вносит предложения по улучшению работы с обращениями и личного приема граждан.
53. Содержащаяся в обращениях информация систематически обобщается и анализируется подразделениями органа безопасности, в которых рассматриваются обращения, для выработки предложений и рекомендаций по совершенствованию служебной деятельности.
54. Состояние работы с обращениями (краткие информационно-статистические данные, проводимые мероприятия по совершенствованию работы с обращениями и т.д.) отражается в годовых отчетах о деятельности органов безопасности.
55. В целях контроля и информационно-аналитического обеспечения работы с обращениями в органах безопасности могут создаваться автоматизированные информационные системы и вестись электронные базы данных, включающие в себя необходимые сведения по зарегистрированным обращениям и результатам их рассмотрения, которые должны соответствовать требованиям правовых актов ФСБ России.
56. Контроль за соблюдением установленной настоящей Инструкцией организации рассмотрения обращений в органах безопасности осуществляет Управление делами ФСБ России, которое в пределах компетенции проводит проверки состояния работы с обращениями в органах безопасности, в том числе по вопросам соблюдения установленного порядка работы с секретными документами, связанными с их рассмотрением, запрашивает в органах безопасности необходимую информацию о рассмотренных обращениях, анализирует и обобщает практику работы с обращениями в органах безопасности.
Порядок и периодичность плановых и внеплановых проверок органов безопасности устанавливаются правовыми актами ФСБ России и решениями руководства ФСБ России.