Порядок работы с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 25 марта 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлениями Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", от 15 июня 2009 года N 477" Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", настоящей Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.
7.1. В Министерстве используется информационный ресурс СЭДО.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО Минсельхоза России. Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДО путем создания электронных образов документов, полученных в результате сканирования.
7.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в Министерстве используются электронные подписи.
7.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
7.4. Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется Министром на основе рекомендаций Росархива и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром по согласованию с Росархивом.
7.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Прием и отправка электронных документов осуществляется Аппаратом.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
7.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок включается указание "Электронные документы".
7.7. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - перечень документов).
Хранение электронных документов осуществляется в электронной базе данных Министерства.
7.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководством Министерства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
7.9. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение в архив Министерства.