3.7.5.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
3.7.5.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти - авторов документа, указываются в наименование должности лиц указанных органов, подписавших письмо, в реквизите "подпись" должностного лица.
3.7.5.3. В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа" (заголовок по тексту). Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?", формулирует в краткой форме тему письма и печатается вверху слева с размером шрифта N 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна - две строки длиною 8-9 см.
В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз - либо в начале текста, либо в заголовке.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
3.7.5.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.7.5.5. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал - 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
Например: |
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 года N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов..." |
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного или множительного числа.
Например: |
"Министерство считает...", "Минсельхоз России рассмотрел..." |
или |
"Просим представить информацию..." |
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Минсельхоз России докладывает".
3.7.5.6. Проект письма за подписью руководства Министерства визируют: исполнитель, директор департамента, подготовившего письмо, директор департамента - соисполнителя документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), директор Депправа (замещающее его лицо) (если письмо содержит вопросы, входящие в компетенцию Депправа), референт заместителя Министра (если письмо подписывает заместитель Министра).