18.1. Формирование дел представляет собой объединение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.
18.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников;
- документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно;
- приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся;
- при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.);
- в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики;
- дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставлять на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
18.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель судебного состава, подразделения. На документе проставляется отметка: "В дело N", ставятся дата и подпись руководителя.
18.4. Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа.
На корешке обложки дела указывается индекс по номенклатуре дел.
18.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по кадровым вопросам системы арбитражных судов формируются в отдельное дело.
Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям работников.
Обращения граждан и должностных лиц по вопросам организации работы арбитражных судов (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.
18.6. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
18.7. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут руководители судебных составов, подразделений и соответствующие специалисты.
Выносить какие бы то ни было служебные документы и дела из здания Высшего Арбитражного Суда без разрешения руководства запрещается.