20.1. До передачи в архив судебные дела и дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.
20.2. В архив сдаются дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения и все судебные дела после их надлежащего оформления по сдаточным описям, порядок составления которых определен в разделе 21 Инструкции.
20.3. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив по окончании производства по ним. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалистов архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.
20.4. Полному оформлению подлежат судебные дела, а также предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает:
- подшивку и переплет дела, изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
- нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (приложение 29);
- составление внутренней описи документов дела (приложение 30);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).
20.5. Сроки хранения судебных дел проставляются только судьями на лицевой стороне обложки судебного дела.
20.6. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
20.7. По завершении года в реквизиты на обложках дел по номенклатуре вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовки дел вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
20.8. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел. При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, не составлять заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях.
20.9. Судебные дела и дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.