2.1. Поступающая в Высший Арбитражный Суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в канцелярии.
Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений, от представителей юридических лиц и граждан в течение всего рабочего дня.
2.2. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются по правилам регистрации писем.
Текст поступивших в подразделения телефонограмм записывается получателем в соответствующем журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм и электронных сообщений. В случае необходимости отправитель извещается о необходимости досылки их бумажного оригинала.
При поступлении документов специалисты экспедиции сверяют соответствие наименований и количество документов, количество листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях.
В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.
Конверты прилагаются к документам.
В дальнейшем, при передаче документов по назначению, в судебных составах и подразделениях конверты оставляются в поступивших материалах лишь в тех случаях, когда для рассмотрения документа имеют важное значение дата его отправления по почтовому штемпелю или расхождение с адресом отправителя, указанным в реквизитах документа. Решение по этому вопросу принимает исполнитель.
2.4. В Секретариате Председателя Высшего Арбитражного Суда ведется журнал приема-передачи телефонограмм и факсограмм. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью Управления делопроизводства.
2.5. При отсутствии в почтовых поступлениях документов, повреждении документов и упаковок составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами экспедиции. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах экспедиции (приложение 1).
2.6. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебном составе, подразделении, работниками которых оформляются соответствующие документы.
2.7. На пакетах с пометкой "лично" проставляется дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в канцелярию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.
2.8. На полученном документе специалисты экспедиции проставляют регистрационный штамп Высшего Арбитражного Суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля - на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления.
2.9. Поступившая корреспонденция передается в день поступления из экспедиции на регистрацию в канцелярию.
2.10. Основные данные поступающих исковых заявлений (заявлений), заявлений или представлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора и других документов заносятся в регистрационные формы электронной базы данных "Судопроизводство" и "Делопроизводство". Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других документов.
2.11. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в компьютер по вопросам, не связанным с рассмотрением судебных дел, специалисты канцелярии проверяют в базе данных наличие уже имеющихся материалов, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку (приложение 2).
В справке указываются наименование ранее поступившего документа, дата его поступления, инициалы и фамилия исполнителя, результаты рассмотрения, фамилия лица, подписавшего ответ.
В случае, если ранее поступивший документ находится на исполнении, последующие документы направляются председателю соответствующего судебного состава или в структурное подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам.
2.12. Регистрация и дальнейшее движение процессуальных документов (искового заявления (заявления), заявления или представления, отзывов на эти документы, иных документов, связанных с рассмотрением судебных дел, производится в автоматизированном режиме в АИС "Судопроизводство" в порядке, установленном соответствующими разделами настоящей Инструкции.
2.13. Заявления и жалобы, а также другие документы, предназначенные для доклада Председателю Высшего Арбитражного Суда, заместителям Председателя Высшего Арбитражного Суда (согласно распределению обязанностей между ними), регистрируются в электронной картотеке и передаются под расписку в регистрационных карточках специалисту секретариата (приемной) соответствующего руководителя (приложение 3).
2.14. Обращения и жалобы, касающиеся организационных сторон работы федеральных арбитражных судов округов, передаются канцелярией в секретариат (приемную) первого заместителя Председателя Высшего Арбитражного Суда, а по вопросам организации работы арбитражных судов субъектов Российской Федерации - заместителям Председателя Высшего Арбитражного Суда согласно распределению обязанностей между ними.
Если обращение является повторным, специалист канцелярии прилагает к нему справку о результатах рассмотрения первичного заявления (представления).