3.1. Создание комиссии (рабочей группы) по СФД
3.1.1. Общее руководство и контроль за формированием АКД объекта и подготовкой его к микрофильмированию, независимо от форм собственности и подчиненности объекта, возлагается на его руководителя.
3.1.2. Для непосредственного выполнения работ по подготовке АКД к микрофильмированию, приказом руководителя объекта должна создаваться комиссия или рабочая группа, а в отдельных случаях может назначаться ответственный исполнитель (в зависимости от объема работ).
3.1.3. Рекомендуемый состав комиссии (рабочей группы) СФД объекта:
председатель комиссии (рабочей группы) - заместитель руководителя объекта или начальник штаба гражданской обороны объекта;
члены комиссии (рабочей группы) - главные и ведущие специалисты объекта из числа руководящего инженерно-технического персонала.
3.1.4. Члены комиссии (рабочей группы) осуществляют разработку проектов "План по подготовке АКД объекта к обработке (к микрофильмированию)", "План по представлению АКД объекта на обработку (на микрофильмирование)", задание (при необходимости) на выполнение работ по комплектованию и разработке АКД, а также отчетных документов по выполненным работам.
3.1.5. Численность и персональный состав комиссии (рабочей группы) зависит от объема и вида работ, выполняемых при подготовке АКД объекта, а также от квалификации привлекаемых специалистов.
3.1.6. Рекомендуемая форма приказа руководителя объекта о создании комиссии (рабочей группы) СФД приведена в приложении N 4.
3.1.7. После утверждения планов работ, указанных в п.2.1.4, комиссия (рабочая группа) СФД объектов осуществляет:
разработку ведомостей комплектов документации, включаемой в состав АКД;
отбор документации и определение объема имеющейся документации, в т.ч. объема документации, которую требуется восстановить или разработать (при необходимости);
оценку физического состояния документации и соответствие ее требованиям государственных стандартов и соответствующих СНиП;
формирование АКД для отправки его на обработку (микрофильмирование) в специальную лабораторию, а также составление сопроводительных документов;
отправку документации и получение ее после обработки;
актуализацию АКД, т.е. внесение в него изменений и дополнений, подготовку и отправку скорректированной документации на обработку.
3.2. Разработка проектов планов предприятия по подготовке АКД к обработке и по представлению АКД на обработку.
3.2.1. Непосредственное руководство работами по подготовке АКД к обработке, а также оперативное решение организационных и других задач при их выполнении осуществляет председатель комиссии (рабочей группы) или лично руководитель предприятия (объекта).
3.2.2. В проектах планов обязательно указываются объемы и сроки выполнения работ.
3.2.3. Разработанные проекты планов подписываются руководителем объекта и направляются в ведомство (вышестоящую организацию), для учета и формирования проектов ведомственного (отраслевого) плана работ на планируемый год.
Примечание Ведомственные (отраслевые) планы работ направляются в Головную службу территориального СФД-ЧС для формирования сводного плана, который в установленном порядке представляется на согласование в Главное управление МЧС по субъекту Российской Федерации.
3.2.4. Проекты планов работ по подготовке АКД для обработки и по представлению АКД на обработку должны разрабатываться на объекте ежегодно в срок, например, до 1 июня года, предшествующего планируемому, и представляться в вышестоящую организацию (см. п.3.2.3).
Отчетные материалы за выполненный объем работы в текущем году представляются в вышестоящую организацию в срок, например, до 1 февраля года, следующего за отчетным.
3.2.5. После утверждения плана по микрофильмированию АКД Головная служба территориального СФД-ЧС доводит план работ, в части касающейся, до руководителей объектов через соответствующие ведомства.
3.2.6. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 1995 года N 1253-68 затраты:
предприятий и организаций по подготовке, комплектованию и поставке документации на микрофильмирование, должны включаться в себестоимость продукции (работ, услуг);
на микрофильмирование, сохранение документации территориального фонда и содержание специализированных объектов находящихся в ведении органов исполнительной власти Российской Федерации, должны финансироваться за счет средств бюджета субъекта по статье "Гражданская оборона".
3.3. Разработка заданий на подготовку АКД