Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

8.7. Организация экспертизы ценности НТД

8.7.1. Экспертиза ценности НТД проводится в процессе подготовки перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также при подготовке НТД для передачи на государственное хранение в государственные архивы.

8.7.2. Для организации и проведения экспертизы ценности всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создается единая экспертная комиссия.

8.7.3. ЭК назначается приказом руководителя организации. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. ЭК состоит из председателя и членов. В ЭК в обязательном порядке входят начальник (заведующий) и один из сотрудников СНТД, выполняющий функции секретаря комиссии и отвечающий за ведение делопроизводства. По согласованию с госархивом привлекается в качестве консультанта представитель государственной архивной службы.

8.7.4. Председателем ЭК назначается один из руководителей организации (заместитель директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный конструктор или его заместитель).

8.7.5. ЭК является совещательным органом, работает в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения, получает от него организационно-методическую помощь и указания.

8.7.6. Работа членов ЭК является составной частью научно-производственной деятельности организации, включается в план работы организации и в индивидуальные планы сотрудников - членов ЭК.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании типового положения, утвержденного Главархивом СССР. Положение об ЭК утверждается руководителем организации по согласованию с архивным учреждением.

8.7.7. Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценности НТД, отбору ее на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению НТД, утратившей научно-историческое и практическое значение; участие в составлении и рассмотрении перечней проектов, проблем; рассмотрение актов о неисправимом повреждении дел и актов о необнаруженной НТД, подлежащей передаче на государственное хранение; рассмотрение вопросов о приеме на хранение в СНТД документов личного происхождения выдающихся деятелей науки и техники; рассмотрение перечней и описей особо цепных научно-технических документов; участие в составлении проектов ведомственных и отраслевых перечней НТД со сроками хранения, методических пособий и инструкций; рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий НТД, установленных действующими перечнями документов, и внесение решений о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК государственного архива; консультирование сотрудников СНТД и оказание им помощи в работе; привлечение специалистов, имеющих непосредственное отношение к конкретным научно-техническим разработкам, а также сотрудников структурных подразделений, в которых откладывается управленческая документация, к работе по экспертизе ценности НТД.

________________

Предложения об установлении сроков хранения для вновь образовавшихся документов вносятся на рассмотрение ЦЭПК Главархива СССР через соответствующее министерство, ведомство.

8.7.8. В своей работе ЭК руководствуется Положением о ГАФ СССР, требованиями государственных стандартов ЕГСД, ЕСКД, ЕСТД, СПДС, ЕСТПП, ЕСПД, САПР, ЕКС АС, ЕСС и СТД АСУ, СИБИД и др., приказами, указаниями руководства организации и Главархива СССР, нормативно-методическими документами других учреждений государственной архивной службы СССР, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения, перечнями НТД по строительству и машиностроению, подлежащей приему в государственные архивы СССР, положением об ЭК.

При проведении экспертизы ценности в необходимых случаях следует привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы СССР, а также специалистов других учреждений.

8.7.9. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже одного раза в год. При определении ценности научно-технической и управленческой документации на заседании комиссии присутствуют все ее члены. ЭК является совещательным органом. Решения принимаются большинством голосов и утверждаются руководителем организации. Решения, касающиеся отбора НТД на государственное хранение или уничтожение, вступают в силу после рассмотрения их на ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР и утверждения руководителем организации.

8.7.10. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы ЭК содержат следующие решения:

- об одобрении перечней проектов, проблем;

- об одобрении описей НТД, отобранной для постоянного хранения и актов на уничтожение НТД, утратившей научно-историческое и практическое значение;

- об изменении сроков хранения НТД, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения;

- об определении состава особо ценных документов;

- об установлении сроков хранения НТД после создания фонда микрокопий;

- об одобрении номенклатур дел.

Протоколы ЭК утверждаются руководителем организации после их рассмотрения на ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. Документирование деятельности ЭК организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.