Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

9.5. Формирование и техническое оформление единиц хранения

________________

В разделе не рассматривается процесс формирования и технического оформления единиц хранения из машиночитаемых документов. Об этом см. ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88.

9.5.1. В процессе систематизации НТД из документов, передаваемых на государственное хранение, формируются единицы хранения. Единица хранения формируется из документов, относящихся к одной стадии, одной части проекта (сборочной единицы). Документы одной стадии, одной части проекта, значительной по объему, могут составить несколько единиц хранения. Не рекомендуется формировать одну единицу хранения из документов различных стадий или частей одного проекта.

9.5.2. При обработке и описании НТД применяется карточный способ описания единиц хранения. Карточка составляется на каждую единицу хранения и получает номер, состоящий из номера комплекса, номера проекта и номера единицы хранения, который записывают карандашом на обложке описываемой единицы хранения. Этот номер является ее временным рабочим номером до окончательного приведения документов в порядок.

9.5.3. На лицевой стороне карточки указываются: инвентарный номер ВНТИЦентра; производственный шифр; наименования комплекса документов, проекта (темы) НИР, части (этапа), стадии; крайние даты документов; название организации-разработчика, фамилия автора (отв. исполнителя, руководителя темы); номера фонда, описи единицы хранения; количество листов; дата составления карточки; фамилия составителя карточки. На обороте карточки указываются наименования фондообразователя и вышестоящих организаций (главка, министерства) в тот период, когда были созданы описываемые документы.

Одновременно с описанием на карточках составляется список сокращенных слов.

9.5.4. Техническое оформление единицы хранения заключается в складывании чертежей в соответствии с ГОСТ 2.501-88, подшивке текстовой части НТД (кроме выполненной на кальках), нумерации, составлении внутренней описи и листа-заверителя, оформлении обложки. Документы единицы хранения сшиваются нитками, применение металлических сшивателей и липкой ленты категорически запрещается.

В необходимых случаях документы подвергаются реставрации, дезинфекции, дезинсекции.

Отдельные фотографии, входящие в состав единицы хранения, помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в единицу хранения в виде приложения. Наклеенные фотографии оставляют в прежнем состоянии (нумеруется лист, на котором наклеены фотографии).

Если в единице хранения имеются какие-либо вложения (медали, печати и т.п.), они помещаются в конверты, а их наличие оговаривается в листе-заверителе.

9.5.5. Все листы, кроме чистого, нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Сложенные чертежи нумеруются простым карандашом в правом нижнем углу над угловым штампом. Одновременно с нумерацией чертежей составляют внутреннюю опись единицы хранения (прил.10).

Во внутренней описи единицы хранения, состоящей из чертежей или неподшитых текстовых и графических документов, перечисляются все документы с указанием их порядковых номеров, обозначения (индексов, шифров), наименования, номера и формата листа. Если чертеж состоит из нескольких листов, то указывается его наименование и количество листов. Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то приводится заголовок каждого текстового документа, затем описываются чертежи.

В конце внутренней описи цифрами и прописью указывается количество листов единицы хранения, должность и фамилия исполнителя, дата составления внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов единицы хранения.

9.5.6. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель (прил.11), в котором цифрами и прописью указывается количество листов единицы хранения и количество листов внутренней описи, приводится должность и фамилия сотрудника, оформлявшего единицу хранения, дата составления листа-заверителя, а также оговариваются все особенности единицы хранения. Зачеркивания, исправления в листе-заверителе не допускаются.

9.5.7. После завершения технического оформления единицы хранения количество листов документов, входящих в единицу хранения, и листов внутренней описи выносится на карточку. С карточки данные переносятся на обложку (прил.12).

9.5.8. Обложки должны быть сделаны из светлой бумаги и заполнены тушью или светостойкими чернилами. На обложке указываются: официально принятое сокращенное название министерства (ведомства); полное и сокращенное название организации-разработчика в тот период, к которому относятся документы, находящиеся в единице хранения, и ее местонахождение; заголовок единицы хранения, который содержит следующие элементы: шифр объекта, наименование проекта (стадии, части), номер тома (альбома, книги и т. д.), заголовок тома (фамилия, инициалы автора, крайние даты документов, количество листов единицы хранения и листов внутренней описи). Если в единицу хранения входят примененные чертежи, то на обложке указывается название организации, их применившей, а в заголовке - разработчик.

Обложки на научно-исследовательскую документацию не оформляются, если они составлены в соответствии с ГОСТ 7.32-81. На обложке НД дополнительно указывается только количество листов.

9.5.9. В правом верхнем и левом нижнем углу обложки ставится штамп государственного архива (если обложка темная, штамп ставится на специально приклеенные квадратики белой бумаги). После описания и технического оформления единицы хранения карточки шифруются в соответствии со схемой систематизации.