Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

8.1. Общие положения

8.1.1. Научно-технические документы, образующиеся в результате деятельности организации, имеют неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение. С целью определения научно-исторического и практического значения НТД проводится экспертиза ее ценности.

Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе принципов и критериев, разработанных советскими специалистами, для определения народнохозяйственного, научного, политического, социально-культурного и исторического значения НТД.

8.1.2. Экспертиза ценности НТД проводится с целью обеспечения сохранности документов, имеющих научно-историческую и практическую ценность, установления сроков ведомственного хранения НТД, отбора ее на государственное хранение в оптимальном объеме, а также выявления документов, не имеющих научно-исторической ценности, утративших практическое значение и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

8.1.3. Экспертизе ценности подвергается НТД, созданная организацией с момента ее образования, а также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. В зависимости от объема НТД организации экспертизе ценности может подвергаться вся документация или часть ее, начиная от более ранних разработок к более поздним.

8.1.4. При определении научной и практической ценности НТД необходимо пользоваться указаниями и инструкциями ГКНТ СССР, Главного архивного управления при Совете Министров СССР, государственными стандартами, инструкциями Центрального государственного архива научно-технической документации СССР и республиканских государственных архивов, перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, отраслевыми и ведомственными перечнями документации со сроками хранения, методическими пособиями Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

________________

См. список литературы, с.100.

8.1.5. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.

Запрещается проводить оценку документации только по названиям проектов, конструкторских и научных разработок.

8.1.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности научно-технической документации обнаружится неполнота состава документации по проектам или научным разработкам, должны быть приняты меры к розыску недостающих документов.

В случае отсутствия документов руководство организации должно дать аргументированное объяснение причин неполноты состава проектно-конструкторской, научной и другой документации в объяснительной записке.

8.1.7. Экспертиза ценности НТД в организации осуществляется в два этапа. Первый этап - выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, и составление перечня проектов, проблем; второй этап - экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам и проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение.

8.1.8. Перечень проектов, проблем включает в себя отобранные разработки в соответствии с системой критериев экспертизы ценности НТД, составляется по хронологическому или тематическому признаку. Перечень проектов, проблем представляется на утверждение ЭПК соответствующего государственного архива в двух экземплярах вместе с протоколом заседания ЭК организации.

8.1.9. Экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам, проблемам проводится членами ЭК совместно с сотрудниками СНТД под непосредственным контролем государственного архива.

8.1.10. Методологическими принципами экспертизы ценности и отбора НТД на государственное хранение являются историзм, партийность, всесторонняя и комплексная оценка документов.

8.1.11. На каждом этапе экспертизы ценности НТД применяется в комплексе система общих и специфических критериев.

8.1.12. К общим критериям, применяемым в процессе экспертизы ценности НТД, относятся критерии: происхождения (роль и место организации в системе организаций в стране или в конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место создания, авторство документов); содержания (значимость проблемы или объекта, отраженного в документах; значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа); внешних особенностей (юридическая достоверность документа - наличие подписей, дат, печатей; наличие резолюций, помет; особенности передачи текста, подлинность, особенности материальной основы документа; особенности физического состояния, полнота, сохранность документа).

8.1.13. Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются: принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта; степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества; значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки.

8.1.14. На основании критерия принципиальной новизны на государственное хранение передается НТД по исследованиям и разработкам, характеризующимся: новизной решения проблемы, конструкции изделия промышленного производства, его технологии, проектного решения объекта капитального строительства в целом; новизной решения наиболее принципиальных вопросов НИР, конструктивных решений и технологий производства промышленной продукции, архитектурных и проектно-планировочных решений объектов капитального строительства; новизной решения частных вопросов НИР, ОКР, технологии производства и проектирования объектов строительства.

Передаче на государственное хранение в обязательном порядке подлежат документы исследований и разработок, отвечающие критериям уникальности и оригинальности.

8.1.15. В соответствии с критерием степени отражения уровня науки и техники отбору для передачи на государственное хранение подлежит НТД по исследованиям и разработкам, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в странах - членах СЭВ, в стране или союзной республике.

8.1.16. В соответствии с критерием значимости проблем, проектов для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом на государственное хранение отбирается НТД по исследованиям и разработкам, которые ведутся или велись по актуальным и перспективным направлениям развития науки, техники и производства в определенный период жизни общества, находят или нашли широкое применение в конкретной отрасли, в смежных отраслях, в регионе, в народном хозяйстве СССР и стран - членов СЭВ, развивающихся или капиталистических стран, с которыми подписаны соглашения об экономическом и научно-техническом сотрудничестве.

8.1.17. В государственные архивы передается НТД по исследованиям и разработкам, приносящим значительную экономическую пользу на момент внедрения их результатов, до замены новыми решениями, а также по исследованиям и разработкам, имеющим патентно-лицензионную ценность.

8.1.18. Передаче в государственные архивы подлежит также НТД по изделиям и объектам, служащим наиболее полному удовлетворению потребностей общества в товарах народного потребления, улучшению жилищно-бытовых условий и охраны окружающей среды, соответствующим критериям качества (надежности), эстетичности, комфортабельности, способности изделий и сооружений к длительному использованию (эксплуатации).

8.1.19. При наличии в СНТД документов по исследованиям и разработкам, которые удостоены Ленинских, международных, государственных или именных премий; демонстрировались на международных, всесоюзных или республиканских выставках, награждены медалями и дипломами выставок; обладают высокими качественными показателями, они также отбираются на государственное хранение.

8.1.20. НТД по созданию АС подвергается экспертизе на основании вышеназванной системы критериев выбора проблем и объектов.

8.1.21. Специфическими критериями для второго этапа экспертизы являются: соответствие НТД этапности научных исследований (стадийности технических разработок), степень отражения реально существующих явлений или объектов в определенных видах и разновидностях научно-технических документов, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок.

Состав НТД по конкретным исследованиям и разработкам, отбираемой на государственное хранение в соответствии с данными критериями, определяется на основе ведомственных перечней документов со сроками хранения и перечней НТД, подлежащей приему в государственные архивы СССР, изданных Главархивом СССР в 1969 году (для НТД, созданной до 1968 года) и в 1987 году (для НТД, созданной после 1968 года). НТД на АС отбирается на государственное хранение с учетом ГОСТ 24.501-86; ГОСТ 24.101-80, ГОСТ 23501-10-81, ГОСТ 14.402-83, ГОСТ 2.004-88, ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 19.101-77, РД 50-617-86, Р 50-75-88, ГОСТ 34.201-89 и ГОСТ 28388-89.