9.1.1. Работа СНТД организации по подготовке НТД к передаче на государственное хранение ведется на основании отраслевого плана-графика упорядочения и передачи НТД на государственное хранение в государственные архивы и пятилетнего плана работы СНТД.
9.1.2. Основными частями пятилетнего плана работы СНТД являются ежегодные планы-графики упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственные архивы, согласованные с соответствующими государственными архивами и утвержденные руководством организаций, в которых функционируют СНТД (прил.8).
9.1.3. Выполнение СНТД ежегодных планов-графиков контролируется министерством или ведомством (главным техническим управлением, управлением делами и т.д.), которому подчинена организация, и соответствующим государственным архивом.
9.1.4. Подготовка НТД к передаче на государственное хранение проводится СНТД или специализированными отделом (группой) государственного архива, или кооперативом по договору, заключенному с организацией. Руководитель специализированного отдела государственного архива в соответствии с состоянием НТД организации и на основании перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, определяет объем и виды работ, согласовывает с руководством организации сроки начала и окончания работ, устанавливает их общую стоимость в соответствии с действующими расценками. В процессе выполнения работ при согласии обеих сторон допускается внесение в договор тех или иных изменений и дополнений, которые фиксируются в дополнительном соглашении. Оно составляется и в том случае, если срок действия договора требует продления.
9.1.5. Обработка и описание документов проводится только при наличии утвержденного ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР перечня проектов, проблем.
9.1.6. Обработка и описание НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания определяется фондовая принадлежность документов, проводится систематизация, экспертиза ценности НТД по проектам (темам), формирование и описание единиц хранения, составляется опись, единицы хранения шифруются по описи, составляется (дополняется) историческая справка.