Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

6.2. Виды НСА к НТД

6.2.1. Перечни проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение (прил.6), создаются в процессе экспертизы ценности НТД и служат одновременно целям учета и обеспечения сохранности документации, подлежащей передаче в государственные архивы, а также ее поиска.

________________

О составлении перечней проектов, проблем и описей единиц хранения см. разд.9 настоящих Правил.

6.2.2. Описи единиц хранения создаются в результате описания и научно-технической обработки НТД, включенной в перечень проектов, проблем, служат целям учета и одновременно являются справочниками по составу и содержанию, обеспечивают поиск документов.

6.2.3. Каталоги научно-технических документов создаются в процессе каталогизации для обеспечения оперативного и полного поиска документов и документной информации, являются справочником по составу и содержанию НТД. Как правило, в СНТД создаются карточные каталоги. Систематизация карточек в каталогах производится в соответствии с индексами принятой в организации схемы классификации информации (отраслевым классификатором или рубрикатором).

6.2.4. Формирование и функционирование каталогов определяются составом и содержанием НТД, способом передачи информации.

По способу включения информации каталоги научно-технических документов делятся на предметные, авторские (именные), систематические, инвентарные, номерные, объектные, географические, тематические. Каталоги могут быть созданы по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической документации, каталоги карт); способу передачи информации (каталоги микрофильмов, фотодокументов и т.п.); бывают служебными (для внутреннего пользования) и для исследователей; существуют каталоги традиционные (для ручного поиска) и автоматизированные.

6.2.5. Каталожная карточка (прил.7) имеет основные графы, порядок заполнения которых следующий.

В графе "Обозначение" проставляется шифр отрасли, комплекса, объекта, изделия, научной работы согласно принятой в организации системы индексации.

В следующих графах полностью указываются наименование комплекса (проблем), проекта (объекта, изделия, темы НИР), части проекта (узла, сборочной единицы), чертежа (текстового документа).

В графе "Номер госрегистрации ВНТИЦентра" в числителе указывается номер государственной регистрации, а в знаменателе - инвентарный номер, присвоенные научной работе или опытно-конструкторской разработке во Всесоюзном научно-техническом информационном центре.

В графе "Стадия (этап)" указывается стадия проектирования объекта, изделия или этап научной разработки.

В графе "Дата окончания разработки" проставляется дата выпуска последней партии документов.

В графе "Местонахождение объекта" указывается местонахождение объекта.

В графе "Руководитель" приводятся инициалы и фамилия руководителя коллектива, разработавшего данный проект (проблему, тему).

В графе "Наименование и местонахождение организации-разработчика" приводится полное и сокращенное наименование организации, разработавшей данный проект (проблему, тему), и ее местонахождение.

В графе "Техническая характеристика" на обороте карточки дается аннотация разработки. Для автоматизированного поиска разрабатывается специальная каталожная карточка.

6.2.6. В систематическом каталоге карточки группируются по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри отраслей - по подотраслям, далее - по проблемам, комплексам или группам.

В проектно-конструкторских организациях систематический каталог строится по разделам классификатора, где рубриками являются группы классификатора. Карточки заполняются на каждое изделие и расставляются внутри рубрик в порядке возрастания обозначений сборочных единиц (узлов, деталей) или инвентарных номеров.

В научно-исследовательских организациях систематический каталог строится по УДК, а внутри индексов - по алфавиту наименований научных работ.

6.2.7. В предметном и предметно-тематическом каталогах карточки группируются по видам объектов, темам и подтемам научных работ. Предметно-тематические каталоги на проектную документацию рекомендуется составлять в организациях, проектирующих объекты промышленного и гражданского значения.

Основными рубриками предметно-тематических каталогов в организациях указанного профиля являются виды комплексов или отдельных зданий и сооружений. Карточки в таком каталоге составляются на каждую часть проекта и систематизируются внутри основных рубрик в логической последовательности по значимости данной конкретной марки проекта.

В научно-исследовательских организациях предметно-тематический каталог строится по наименованиям тем, а внутри - по наименованиям вопросов, относящихся к той или иной теме.

6.2.8. В авторском (именном) каталоге названия научных работ и научно-технической документации располагаются в алфавитном порядке по фамилиям авторов или наименованиям работ. Внутри алфавитных рубрик карточки располагаются по алфавиту наименований работ.

Если руководителей работы или ответственных исполнителей несколько, карточки составляются на каждого руководителя и на каждого ответственного исполнителя.

6.2.9. В объектном каталоге карточки располагаются по наименованиям промышленных комплексов и входящих в них объектов и систематизируются в соответствии с принятой схемой классификаций. Карточки заполняются на каждый проект (комплекс, подкомплекс) и на каждую часть (марку) проекта.

Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту их наименований и по алфавиту наименований географических пунктов, в которых расположены объекты.

6.2.10. Для типовых проектов ведется самостоятельный каталог.