Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

7.6. Использование документов в читальном зале СНТД

________________

В разделе не рассматривается организация использования НТД в машиночитаемой форме в вычислительных центрах и по каналам связи.

7.6.1. В целях создания условий для работы заинтересованных организаций и лиц в СНТД имеются читальные залы или специально отведенные для работы с НТД помещения. Выдавать документы исследователям для работы вне помещения СНТД запрещается.

При отсутствии специального помещения или читального зала сотрудникам организации - держателя документов копии документов могут выдаваться для работы непосредственно в структурных подразделениях на срок до 10 дней.

Каждая СНТД в соответствии с настоящими Правилами разрабатывает правила работы читального зала (или при отсутствии читального зала - правила выдачи документов).

7.6.2. Исследователям предоставляется в пользование научно-справочный аппарат читального зала СНТД (каталоги, тематические указатели, описи и пр.) и оказывается консультационная помощь.

7.6.3. Для работы с документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, читальные залы СНТД оборудуются специальной аппаратурой.

7.6.4. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами СНТД осуществляется на основании официального письма руководителя организации с указанием тематики исследования, цели исследования, должности, фамилии, имени, отчества исследователя.

В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.

Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе с документами СНТД в установленном порядке по личным заявлениям с разрешения руководства организации - держателя документов.

7.6.5. Исследователь, допущенный к работе с документами СНТД, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале СНТД.

7.6.6. На каждого исследователя в читальном зале заводятся абонентская карточка и личное дело, включающее следующие документы: личное заявление или письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале, анкету исследователя, заказ (требование) на выдачу документов, копии заказов на копирование документов. Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив СНТД.

7.6.7. В читальном зале исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.

7.6.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают под расписку документы и научно-справочные пособия заведующему читальным залом (сотруднику СНТД).

При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в бланке-заказе на выдачу дел.

Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, то об этом составляют акт.

Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале на срок, определенный руководителем организации.

В случае хищения или умышленной порчи документов, а также внесения изменений в их текст виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

7.6.9. Исследователи, работающие в читальном зале СНТД, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования.

7.6.10. Копирование документов СНТД по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации или специального запроса. Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю при наличии заказа на копирование. Категорически запрещается снимать копии о текста, чертежей и рисунков без соответствующего разрешения.

7.6.11. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с документов организации-разработчика, сторонним организациям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение СНТД.

В исключительных случаях по письму заинтересованной организации и разрешению руководителя организации, в состав которой входит СНТД, негативы могут быть выданы во временное пользование для реставрационных работ и оформления музейных экспозиций.