Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

4.5. Хранение особо ценных документов, создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

4.5.1. Члены ЭК по согласованию и при участии специалистов-разработчиков и куратора государственного архива проводят выявление особо ценных документов.

Выявление особо ценных научно-технических документов проводится с соблюдением общих требований, изложенных в нормативно-методических документах Главархива СССР, как самостоятельный вид работы и в процессе подготовки перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение.

________________

См.: Основные правила работы ведомственных архивов, п.4.6.1-5.6.2; Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 1980.

4.5.2. При выявлении особо ценных научно-технических документов проводится изучение соответствующей управленческой документации, а также всего комплекса специальной документации на различных носителях, находящейся на хранении в СНТД.

4.5.3. Учет особо ценных научно-технических документов осуществляется по описи, составляемой по установленной форме в четырех экземплярах. При передаче документов на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.

________________

См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.19.

4.5.4. Особо ценные документы хранятся обособленно от остальных документов СНТД в отдельном хранилище или отдельной изолированной части хранилища с регулируемым климатом, с автономной охраной и противопожарной сигнализацией.

Для хранения особо ценных документов рекомендуется использовать стационарные отсеки - сейфы, оборудованные металлическими стеллажами, или металлические шкафы.

4.5.5. Особо ценные документы с дефектами носителя или текста передаются на специальную обработку или воспроизведение в первоочередном порядке.

4.5.6. Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов.

4.5.7. В целях обеспечения сохранности особо ценных документов должен создаваться страховой фонд копий, а также фонд пользования копий особо ценных документов. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет СНТД.

4.5.8. При передаче научно-технических документов на государственное хранение в соответствующий государственный архив передаются также страховой фонд особо ценных документов и комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования.

4.5.9. Подготовка документов (единиц хранения) к передаче на страховое копирование осуществляется с соблюдением требований нормативных документов Главархива СССР: Основных правил работы ведомственных архивов, п.5.7.12-5.7.18; Положения о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов (М., 1980).

В заверительной надписи к единице хранения делается отметка о количестве замикрофильмированных документов и листов.

4.5.10. Хранение микрофильмов страхового фонда и фонда пользования должно осуществляться в специальных хранилищах с регулируемым климатом.