Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

4.4. Проверка наличия и состояния НТД

4.4.1. В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет в соответствии с требованиями разд.4 настоящих Правил, проводит периодические и единовременные проверки наличия и состояния документов.

При этом решаются следующие задачи:

- установление фактического наличия научно-технических документов, находящихся на хранении в СНТД, и их соответствия итоговым записям учетных документов, а также проверка комплектности подлинников и копий научно-технических документов;

- выявление научно-технических документов, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.

4.4.2. Проверки проводятся не реже одного раза в 5 лет, а также в случае каких-либо нарушений условий хранения документов, необходимости их перемещения в другое помещение, при реорганизации и/или ликвидации организации, при смене заведующего СНТД.

В обязательном порядке проверка наличия и состояния научно-технических документов проводится перед передачей их на государственное хранение.

Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в СНТД, документы конкретного хранилища, отдельные виды научно-технических документов.

4.4.3. В ходе проверки устанавливается: соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) фактическому наличию единиц хранения (документов), внесенных в данную книгу (опись); соответствие имеющихся в наличии документов указанным в спецификациях или во внутренней описи единиц хранения; литерные и пропущенные номера единиц хранения в книге (описи), физическое состояние документов (фиксируются номера документов, нуждающихся в профилактической, реставрационной и другой обработке).

Проверка наличия графической документации осуществляется полистно, при этом сверяется наименование реквизитов спецификации с наименованием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).

4.4.4. Проверка наличия и состояния научно-технических документов в зависимости от поставленных задач может проводиться работниками СНТД или специальной комиссией, которая назначается руководителем организации.

Результаты каждой проверки оформляются актом, утверждаемым руководителем организации. В учетные документы (инвентарные книги, описи) вносятся необходимые изменения.

4.4.5. В акте проверки наличия и состояния научно-технической документации указываются: основание проверки; количество единиц хранения (документов), числящихся по учетным документам; количество единиц хранения (документов), не обнаруженных при проверке, причины их отсутствия; меры, принятые по их розыску, а также дается общая характеристика состояния документов.

________________

См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.14.

Акт готовится на основании итоговых записей листов проверки, составляемых на каждую инвентарную книгу (опись). Допускается составление единого листа на все инвентарные книги (описи) СНТД.

________________

См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.15.

Листы проверки нумеруются в пределах каждой проверки.

4.4.6. По окончании проверки наличия и состояния единиц хранения (документов) в каждой инвентарной книге (описи) после заверительной подписи делается запись "Проверено" и проставляются дата проверки и подписи исполнителей.

4.4.7. Если проверкой обнаружена недостача единиц хранения (документов), то организуется их розыск. При недостаче и неисправимом повреждении научно-технических документов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляются соответствующие акты, которые утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

________________

См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.17, 18.

4.4.8. При реорганизации или ликвидации организации и передаче ее функций другой организации СНТД принимает научно-технические документы ликвидированной организации вместе с учетно-справочным аппаратом к ним.

Ликвидационная комиссия, назначаемая руководителем организации, составляет акт сдачи-приема, к которому прилагается акт проверки наличия и состояния научно-технической документации.