Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (не применяется на территории РФ с 21.01.2021 на основании приказа Росархива от 08.10.2020 N 131)

4.1. Создание оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физико-химической сохранности

4.1.1. СНТД должна располагать необходимым комплексом помещений, предназначенных для выполнения ее функциональных задач. Состав, расположение и оборудование помещений должны обеспечивать рациональную взаимосвязь подразделений СНТД, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований техники безопасности, производственной санитарии и гигиены труда.

4.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся документов, а также в зависимости от местных условий и фактического объема выполняемых работ СНТД должно быть предоставлено отдельное здание или специально оборудованное изолированное помещение в административном здании.

4.1.3. В комплекс помещений СНТД должны входить:

- хранилища, оборудованные необходимыми техническими средствами, обеспечивающими раздельное хранение подлинников и копий документов на бумажной, пленочной и другой основе и соблюдение соответствующего режима их хранения, а также специальные помещения с усиленной охраной и противопожарным режимом для хранения особо ценных документов;

- рабочие помещения сотрудников СНТД;

- помещение для работы исследователей (читальный зал).

Для приема, временного хранения, акклиматизации, дезинфекции, дезинсекции и других видов работ, а также для воспроизведения документов (микрофильмирование, микрофотокопирование и т.п.) должны быть предусмотрены специальные помещения.

4.1.4. Помещения хранилищ должны быть максимально удалены от производственных, лабораторных, бытовых и прочих помещений и иметь отдельные вентиляционные ходы. Хранилища следует располагать в помещениях с окнами на северную сторону.

4.1.5. Наружные двери помещений хранилищ должны быть обиты металлическим листом, на окнах, расположение которых допускает доступ извне, должны устанавливаться распашные металлические решетки. Двери в хранилище должны закрываться на внутренние замки и в нерабочее время пломбироваться.

4.1.6. Не допускается размещение хранилищ в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением.

4.1.7. Следует предусмотреть оборудование хранилищ системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими циркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, поддержание температурно-влажностного режима (см. п.4.1.15-4.1.22), очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

4.1.8. Внутренняя отделка помещений и оборудования хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль, не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ, с учетом требований ГОСТ 12.1.044-84.

4.1.9. Вход в помещение хранилища разрешается только сотрудникам, работающим в данном хранилище, а также лицам, осуществляющим контроль за работой СНТД или имеющим специальное разрешение руководителя организации на вход в хранилище.

4.1.10. Помещения хранилищ до размещения в них научно-технических документов осматриваются и принимаются специальной комиссией, которая назначается руководителем организации, с обязательным участием представителей соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР, пожарной охраны и санитарно-эпидемиологической службы.

На основании изучения пригодности помещения к долговременному хранению документов комиссия составляет акт, один экземпляр которого передается в соответствующее учреждение государственной архивной службы.

4.1.11. По пожарной опасности комплекс помещений СНТД относится к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

4.1.12. Во всех помещениях СНТД должны соблюдаться требования пожарной безопасности. Помещения должны быть обеспечены системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76.

4.1.13. В каждом из помещений СНТД вывешивается план оперативной эвакуации документов на случай аварии и стихийных бедствий, а также утвержденный список лиц, ответственных за эвакуацию.

4.1.14. В помещениях хранилищ прокладывается скрытая электропроводка; применяется полугерметичная осветительная аппаратура; светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

4.1.15. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать указанным в таблице параметрам.

4.1.16. В качестве средств измерения и регулирования температурно-влажностного режима, а также измерения напряженности магнитного поля рекомендуется использовать приборы, указанные в прил.2 к ГОСТ СИБИД 7.50-84.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру МВ-4М не реже одного раза в три месяца.

4.1.17. Температура и влажность воздуха контролируются не реже двух раз в неделю, результаты измерений по каждому из приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в журналах по установленной форме.

________________

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. Прил.7 к п.5.1.17.