В Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года N 157н (далее - Инструкция N 157н), которая является основным нормативным документом по бухгалтерскому учету для государственных (муниципальных) учреждений, не содержится конкретного перечня случаев проведения инвентаризации.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Причины, по которым инвентаризация проводится в обязательном порядке, поименованы в приказах Минфина России от 13 июня 1995 года N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания), от 29 июля 1998 года N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (далее - Приказ N 34н), от 28 декабря 2001 года N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" (далее - Приказ N 119н).
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации (п.1.5 Методических указаний, п.22 Приказа N 119н, п.27 Приказа N 34н).
Обязательность инвентаризации, проводимой перед составлением бухгалтерской отчетности, подтверждается также положениями пункта 9 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 года N 33н (далее - Приказ N 33н), в котором указано, что данные, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности бюджетных (автономных) учреждений, должны быть подтверждены результатами проведенной учреждением инвентаризации активов и обязательств. Результаты инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности, должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (в таблице 6 к Пояснительной записке (ф.0503760)). Эта позиция также подтверждается указаниями пункта 5.5 Методических указаний, пункта 56 Приказа N 33н.
Инвентаризации различаются по своему характеру. Они могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными). По объему проверяемых активов инвентаризации также могут быть полными и выборочными (частичными).
Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации, в том числе и инвентаризация, проводимая организацией перед составлением годового отчета.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации применяют для дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества. Они проводятся неожиданно для материально ответственного лица. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.
Выборочная (частичная) инвентаризация охватывает только то имущество (один или несколько видов) и (или) обязательство, которые поименованы в приказе о проведении инвентаризации.
В целях организации внутреннего контроля учреждения за сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета в период между инвентаризациями следует систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения.