4.1. Подготовленные железнодорожными администрациями (железными дорогами) заявки передаются в ИВЦ ЖА для формирования АБД ПВ.
4.2. Исключение восьмизначных номеров собственных грузовых вагонов из АБД ПВ производит ИВЦ ЖА по сообщению железнодорожной администрации (железной дороги) об исключении собственных грузовых вагонов по техническому состоянию, срокам службы или снятии с курсирования в связи с переводом под технологические нужды, с предоставлением акта общей формы об уничтожении номера или первых трех цифр номера на вагоне, подписанного начальником вагонного депо или ПТО, начальником станции, представителем собственника и заверенного соответствующими печатями.
4.3. Нумерация собственных грузовых вагонов, не предъявленных собственником на перерегистрацию, исключается из АБД ПВ. При предъявлении собственником в дальнейшем таких вагонов к выходу на пути общего пользования - они подлежат регистрации в установленным порядком с присвоением нового номера или восстановлением старого номера.
4.4. Изменение в АБД ПВ собственника грузовых вагонов может быть произведено в ИВЦ ЖА только по заявке железнодорожной администрации (железной дороги) приписки с предъявлением всех подтверждающих документов.
4.5. АБД ПВ поддерживается ИВЦ ЖА в реальном режиме времени через вычислительные центры железнодорожных администраций.
4.6. АБД ПВ должен использоваться железнодорожными администрациями (железными дорогами) при обработке материалов сетевой переписи по согласованной с Дирекцией Совета, ИВЦ ЖА и управлением статистики МПС России методике. При этом:
- вагоны, нумерация которых зарегистрирована в АБД ПВ, но отсутствует по данным переписи, подлежат розыску и восстановлению в материалах переписи, либо через станции приписки устанавливается, что они должны быть исключены из АБД ПВ по причине их списания или перевода таких вагонов собственником под технологические нужды;
- нумерация вагонов, переписанных на железной дороге, но отсутствующих в АБД ПВ, считается недействующей. Железная дорога приписки собственных грузовых вагонов с недействующей нумерацией выясняет у собственника наличие права собственности на эти вагоны и при подтверждении в установленном порядке оформляет через ИВЦ ЖА ввод этих вагонов в АБД ПВ. Вагоны с недействующей нумерацией, на которые нет подтверждения о праве собственности или в случае если собственник отказывается от такого права, перенумеровываются в инвентарный парк железных дорог по месту их обнаружения;
- массив восьмизначных номеров "вагонов-двойников", сформированный по итогам очередной общесетевой переписи, рассылается ИВЦ ЖА на все железнодорожные администрации (железные дороги) для выяснения с собственниками собственных грузовых вагонов права собственности на эти вагоны. При неподтверждении такого права указанные вагоны получают в АБД ПВ признак "курсирование запрещено" и в установленном порядке перенумеровываются в инвентарный парк железнодорожной администрации (железной дороги) по месту обнаружения. Вагоны с подтвержденным через железнодорожные администрации (железные дороги) правом собственности регистрируются в установленном порядке в АБД ПВ, с присвоением восьмизначных номеров и снятием признака "двойник".
4.7. При передаче собственных грузовых вагонов во временное пользование в АБД ПВ на основании заявки железнодорожной администрации (железной дороги) приписки, делается отметка об арендаторе вагонов с сохранением записи о собственнике.