Содержание административных действий при обслуживании пользователей в читальном зале муниципального архива Заполярного района и сроки его выполнения
N п/п | Наименование административного действия | Состав административного действия | Сроки исполнения |
1 | Оформление пользователя для работы в читальном зале | Просмотр письма организации и анкеты пользователя, проверка правильности заполнения, ознакомление с правилами работы читального зала и пользования НСА, разъяснение о порядке заказа описей, дел, внесение сведений в журнал регистрации пользователей и их личных дел | до 40 мин. |
2 | Оформление и ведение личных дел пользователей | Группировка и подшивка в дело письма организации, анкеты пользователя, заказов на выдачу дел и копирование документов, оформление обложки дела, дополнение дела другими документами в процессе работы пользователя в архиве | до 20 мин. |
3 | Составление и ведение карточек учета пользователей и тематики исследований | Заполнение карточек учета по установленной форме на основании личного дела пользователя, систематизация и вливание карточек в картотеку, анализ и обобщение сведений, содержащихся на карточках, для подготовки справки о тематике исследований по документам архива | до 20 мин. |
4 | Консультация пользователя по составу и содержанию документов архива | Консультирование пользователей о наличии в архиве документов по теме исследования, оказание помощи пользователям в поисках необходимых сведений по НСА архива, в отборе документов по теме исследования | до 40 мин. |
5 | Предоставление научно-справочного аппарата, справочников, описей и других документов для оформления заказа | Ознакомление с заказом, подбор описей, выдача описей пользователю по установленной форме. Ознакомление с заказом, проверка правильности его заполнения, передача заказа специалисту, ответственному за хранение, получение дел из хранилища и выдача их пользователям по установленной форме, контроль за соблюдением сроков возвращения дел | до 5 мин. на опись, единицу хранения |
6 | Оформление заказа на копирование | Заказ и просмотр дел в архивохранилищах, заполнение бланка заказа на копирование и согласование запроса с начальником архива, учет заказов на копирование | до 7 часов |
7 | Выполнение заказов | Копирование документов, простановка поисковых данных на обороте копий и выдача их пользователю. Передача дел в хранилище, визуальная проверка физического состояния, простановка отметок о копировании в листах использования | до 10 минут на единицу хранения |
8 | Предоставление тематических перечней, обзоров, подборки копий архивных документов | Составление тематических перечней, обзоров, подборки копий архивных документов | не более 3 дней со дня оформления заказа |