9.3.1. Подготовка документов к передаче на хранение в государственный архив Приморского края включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
9.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
9.3.3. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
9.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края и имеющих подведомственную сеть, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
При необходимости ЭК могут создаваться в структурных подразделениях государственных органах.
Функции и права ЦЭК, ЭК, а также организация работы определяются положениями об этих комиссиях.
Положение об ЭК Администрации Приморского края утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края после согласования ЭПМК архивного отдела Приморского края.
Положение об ЦЭК, ЭК государственного органа, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, утверждается руководителем государственного органа после его согласования ЭПМК государственного архива Приморского края.
Положение об ЭК государственного органа, подразделения, не являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, структурного подразделения государственного органа утверждается руководителем этого государственного органа, подразделения после его согласования ЭПМК государственного архива Приморского края.
9.3.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно государственными органами, подразделениями при методической помощи работников государственного архива Приморского края и ЭК.
9.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизий" и т.д.