9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в государственных органах, подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
9.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.3. Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений. Документальный фонд Администрации Приморского края, государственного органа, подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе ее (его) деятельности. Документальный фонд Администрации Приморского края, государственного органа составляют документы, созданные в Администрации Приморского края, государственном органе, подразделении и полученные ею (им) в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
9.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организация передачи дел в архив организации (для государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края) или в архив государственного органа (для государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края) несет служба делопроизводства (или работник, ответственный за ведение делопроизводства) государственного органа, подразделения.
9.1.5. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края, номенклатура дел государственного органа составляются на основе изучения положений о государственных органах, подразделениях, положений об их структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность государственных органов, подразделений и порядок ее документирования, а также действующих перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (далее - перечни документов), номенклатур дел за прошлые годы и документов, образующихся в деятельности государственных органов, подразделений.
9.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края составляется по установленной форме (приложение N 47) административным департаментом из номенклатур дел государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края (приложение N 48) и утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края после ее согласования с экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации Приморского края не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
9.1.7. Номенклатура дел государственного органа, являющего самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, составляется по установленной форме (приложение N 47) службой делопроизводства (или работником, ответственным за ведение делопроизводства) на основе номенклатур дел его структурных подразделений (приложение N 48), утверждается руководителем государственного органа после ее согласования с ЭК государственного органа не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
9.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, согласовываются ЭПМК архивного отдела Приморского края не реже одного раза в 5 лет.
9.1.9. В случае изменения функций и структуры государственных органов, подразделений сводная номенклатура дел Администрации Приморского края и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, подлежит переработке и согласованию с ЭПМК архивного отдела Приморского края.
9.1.10. Вновь созданный государственный орган обязан разработать номенклатуру дел в месячный срок и представить ее на согласование и утверждение в аналогичной последовательности.
9.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации Приморского края, номенклатуры дел государственного органа, выписки из ее соответствующих разделов направляются государственным органам, подразделениям для использования в работе.
9.1.12. Заполнение граф номенклатуры дел.
В графе 1 "Индексы дел" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из условного цифрового обозначения (индекса) государственного органа, подразделения (приложение N 39), цифрового обозначения структурного подразделения внутри государственного органа по штатному расписанию (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-09-02, где 15 - индекс государственного органа, подразделения, 09 - цифровое обозначение структурного подразделения внутри государственного органа, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений внутри государственного органа; для переходящих дел индекс сохраняется.