3.2.1. Основанием для работы с письменным обращением является лично доставленное гражданином или его представителем письменное обращение в отдел по работе с обращениями граждан Управления (далее - отдел по работе с обращениями граждан) либо соответствующее обращение, поступившее с письмом государственного органа, органа местного самоуправления, для рассмотрения в соответствии с компетенцией.
(п в ред постановления Администрации Смоленской области от 19.04.2012N 287,НГР:RU67000201200185)
3.2.2. Письменное обращение может быть также доставлено почтовым отправлением, фельдъегерской связью, по телеграфу и факсу.
Обращение в форме электронного документа может поступить на адрес электронной почты и на интерактивный информационный Интернет-портал Администрации Смоленской области.
3.2.3. Письменные обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, доставленные фельдъегерской связью, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в сектор делопроизводства общего отдела Управления делами Аппарата Администрации Смоленской области (далее - канцелярия) и после первичной обработки передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.
3.2.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан или от их представителей (нарочно), принимаются специалистами отдела.
По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятого письменного обращения специалист отдела, ответственный за регистрацию обращений (далее - специалист, ответственный за регистрацию), делает отметку с указанием входящего номера, даты приема обращения и номера телефона для получения информации, касающейся обращения.
3.2.5. Письменные обращения, поступившие по факсимильной связи на официальный телефонный номер отдела по работе с обращениями граждан, а также обращения, поступившие в форме электронного документа на адрес электронной почты, на интерактивный информационный Интернет-портал Администрации Смоленской области, принимаются и учитываются в отделе по работе с обращениями граждан.
3.2.6. Специалист, ответственный за регистрацию:
- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки, невскрытыми возвращает на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- аккуратно вскрывает конверт, не повреждая надписей на его лицевой стороне, и прикрепляет его в конце письменного обращения для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления данного обращения;
- прикладывает впереди письменного обращения поступившие документы и фотографии (разорванные документы подклеиваются);
- в случае отсутствия самого текста письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, составляет за личной подписью справку следующего содержания: "Письма в адрес Администрации Смоленской области нет" с указанием даты и прилагает указанную справку к поступившим документам;
- составляет в двух экземплярах акт на письменные обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе с обращениями граждан, второй приобщается к поступившему обращению.
3.2.7. Приложенные к письменному обращению подлинные документы отделяются и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются гражданину почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на его счет. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.