3.4.1. Управление в течение одного рабочего дня передает поступившие письменные обращения и обращения, поступившие в
форме электронного документа, на рассмотрение руководителю Аппарата или его заместителю.
(п в ред постановления Администрации Смоленской области от 19.04.2012N 287,НГР:RU67000201200185)
3.4.2. Руководитель Аппарата или его заместитель исходя из содержания письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, принимает решение о направлении их на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам в компетенции которых находится рассмотрение поставленных авторами вопросов (независимо от того, на чье имя они адресованы), в течение семи дней со дня регистрации с обязательным уведомлением об этом авторов письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа.
(п в ред постановления Администрации Смоленской области от 19.11.2013 N 914,НГР:RU67000201300605)
3.4.3. Поручение о рассмотрении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, должно включать наименование государственного органа, структурного подразделения органа исполнительной власти Смоленской области, органа местного самоуправления муниципального образования Смоленской области, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись (с расшифровкой) должностного лица, давшего поручение, и дату, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа.
3.4.4. В тексте поручения о рассмотрении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, может содержаться указание "Срочно", "Незамедлительно" или "Оперативно", предусматривающее конкретный срок исполнения поручения, начиная со дня его подписания.
(п. 3.4.5. признан утратившим силу постановлением Администрации Смоленской области от 13.04.2011 N 213 НГР RU67000201100144)
3.4.6. Письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа, с просьбами о личном приеме членами Администрации Смоленской области рассматриваются как письменные обращения. Специалисты отдела направляют обратившимся гражданам сообщения о записи на личный прием либо разъясняют порядок записи на прием в зависимости от содержания письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа.
3.4.7. Сопроводительные письма с поручениями об исполнении вместе с обращениями руководитель Аппарата или его заместитель возвращает в отдел по работе с обращениями граждан.
3.4.8. Специалист, ответственный за регистрацию:
- вносит в электронную учетную карточку в АСЭДО наименование государственного органа, учреждения или организации, органа местного самоуправления муниципального образования Смоленской области, куда направляется письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, на исполнение, краткое содержание поручения, изготавливает копии данного обращения и приложений к нему;
- проверяет подготовленные к отправке документы (сверяет фамилию, имя, отчество и адрес заявителя, наличие копий);
- в необходимых случаях вносит поправки и дополнения в данные, ранее введенные в электронную учетную карточку в АСЭДО;
- по информационным системам общего пользования передает содержание электронной учетной карточки АСЭДО в соответствии с компетенцией;
- подписанные руководителем Аппарата или его заместителем сопроводительные письма с поручениями и приложенные к ним письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, передает ежедневно в срок до 13 часов в канцелярию.
(п в ред постановления Администрации Смоленской области от 19.04.2012N 287,НГР:RU67000201200185)
3.4.9. Специалисты канцелярии тщательно проверяют заполнение и оформление поступивших на отправку документов, конвертируют их и в тот же день отправляют почтовой связью адресату.