3.4.1. Подготовка проекта ответа заявителю осуществляется ответственным исполнителем.
3.4.2. В проекте окончательного ответа обобщается информация, полученная от всех соисполнителей по конкретному обращению, после чего передается на подпись руководству Госохотслужбы Забайкальского края.
3.4.3. Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.
3.4.4. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю предложения для включения в проект ответа или сообщают об их отсутствии.
3.4.5. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
3.4.6. При наличии разногласий между руководителями структурных подразделений о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководителем.
3.4.7. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения направлен исчерпывающий ответ в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.4.8. Если информации, указанной в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством структурных подразделений запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.
При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место командируются работники Госохотслужбы Забайкальского края.
Решение о рассмотрении обращения с выездом на место принимается руководством Госохотслужбы Забайкальского края.
3.4.9. Результаты рассмотрения обращения сообщаются заявителю, в необходимых случаях - в контролирующий орган.
3.4.10. Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.
Если вопросы, изложенные в обращении, не могут быть разрешены положительно, то указывается, по каким причинам они не могут быть удовлетворены.
3.4.11. В ответах контролирующему органу на обращения граждан, в которых указываются факты нарушения законодательства Российской Федерации, в случаях их подтверждения, сообщается о действиях, принятых для устранения нарушений, а также принятых мерах в отношении виновных лиц.
3.4.12. Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные правовые акты.
3.4.13. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.
3.4.14. Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются заявителю заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.
3.4.15. Ответы на обращения подписанные руководством Госохотслужбы Забайкальского края вместе с перепиской направляются ответственному исполнителю Госохотслужбы Забайкальского края для регистрации и отправки адресатам.
3.4.16. Перед передачей писем на отправку работник, ответственный за делопроизводство, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера.