3.2.1. Поступающие в Госохотслужбу Забайкальского края письменные (электронные) обращения принимаются сотрудниками Госохотслужбы Забайкальского края.
3.2.2. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. При выявлении опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Госохотслужбы Забайкальского края.
При приеме письменных обращений и документов:
проверяется правильность адресности корреспонденции;
сортируются телеграммы;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
сортируются ответы на запросы по обращениям заявителей;
поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. При отсутствии самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в конвертах, которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками Госохотслужбы Забайкальского края в течение одного рабочего дня.
При этом в течение двух дней один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение руководства Госохотслужбы Забайкальского края.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми в двухдневный срок с момента их поступления в Госохотслужбу Забайкальского края.
3.2.3. Регистрация письменных обращений и электронных сообщений заявителей осуществляется специалистом Госохотслужбы Забайкальского края в системе электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД) в течение трех дней с даты их поступления.
Регистрация письменных обращений и электронных обращений заявителей осуществляется работниками Госохотслужбы Забайкальского края путем ввода необходимых данных об обратившихся заявителях и содержании их обращений в Госохотслужбу Забайкальского края в СЭД.
На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).
Работники Госохотслужбы Забайкальского края при регистрации проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. Проверяют поступившие обращения на повторность.
Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
В РКК фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Иванов И.И. и два других автора (например, Петров П.П., Сидоров Н.Н.).
При регистрации обращений заявителей, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и адрес, по которому должен быть направлен ответ, в РКК в графе "Ф.И.О." делается запись "Не указаны", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Ответы на подобные обращения не даются.
По результатам регистрации указанные обращения направляются руководству Госохотслужбы Забайкальского края для рассмотрения.
Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом, если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.
Слова "город", "край", "область", "дом", "корпус", "квартира" полностью писать не рекомендуется (например, 672000, Забайкальский кр., г. Чита, ул. Ленина, 124 - 27).
Необходимо также пользоваться сокращениями слов при обозначении адреса:
"обл." - область;