Документы личного происхождения с полным правом могут быть отнесены к ценным историческим источникам, которые наряду с официальными документами должны рассказать о судьбе каждого человека.
Поиск, сбор, сохранность данных документов дает возможность сохранить память о прошлом, подтвердить подлинность фактов, явлений, они помогут ярче осветить страницы истории родного края, раскрыть новые имена земляков и новые события. Кроме познавательного значения эти документы, имеют воспитательное воздействие на молодое поколение.
Собирание и обработка документов "устной истории" требуют от организаторов большой деликатности, работа должна быть построена на доверии людей с учетом их индивидуальных способностей и возможностей.
И непременным условием является совместная работа органов государственной власти и местного самоуправления, архивов, музеев, библиотек, школ с привлечением ученых, исследователей, краеведов, педагогов, студентов и школьников. Документы, возникшие в результате жизни и деятельности его владельца - это материалы личного биографического характера и материалы, связанные с работой фондообразователя в различных учреждениях, на предприятиях, на выборных должностях. Эти документальные свидетельства дают представление о самом фондообразователе, о его социальном, семейном и служебном положении, о роли его в общественной жизни округа, района, села, о его научной, производственной и творческой деятельности, о присвоении ему почетных званий, ученых степеней.
Агинский окружной государственный архив рекомендует организовать работу следующим образом:
1. Составление списков граждан по номинациям;
2. Розыск документов личного происхождения через встречи, беседы, письма, личные связи, обращения к органам государственной власти и органам местного самоуправления;
3. Сбор, осмотр документов личного происхождения и обработка;
4. Систематизация документов проводится на каждого фондообразователя отдельно и по схеме:
- Биографические материалы (автобиография, характеристика, анкета, свидетельства о рождении, о браке, об образовании, об отношении к военной службе, трудовые книжки, справки, удостоверения, членские билеты, орденские книжки, командировки, пропуска, трудовые соглашения, договора, контракты, грамоты, приветственные адреса, документы о получении ученых званий и степеней).
- Материалы служебной, общественной и творческой деятельности (подлинники и копии официальных документов, приказы, протоколы, отчеты и др.) тех учреждений, в которых работал фондообразователь, черновики проектов и варианты официальных документов (положения, инструкции, доклады, справки, сводки и др.), копии и варианты отчетов научных и служебных командировок, лекции, конспекты и тезисы лекций фондообразователя, документы съездов, конференций, совещаний (программы, приглашения, резолюции, тексты выступлений) диссертации, очерки, статьи, учебники;
- Переписка. Письма служебные и личные (письма фондообразователя, письма к фондообразователю)
- Материалы, собранные фондообразователем (дневники и дневниковые записи, воспоминания о различных событиях, о современниках, конспекты, вырезки из газет, книг, журналов, рукописи, статьи).
- Материалы, собранные о фондообразователе (статьи о творчестве, о деятельности фондообразователя, биографии и биографические очерки, воспоминания о нем, отзывы и рецензии на труды фондообразователя, документы, об увековечении памяти).
- Изобразительные материалы (фотографии личные, групповые, видовые). Фотографии своих родственников, друзей и знакомых фондообразователя. Фотографии чертежей, различных объектов, событий и т.д.
- Фотографии непременно должны быть с аннотациями (где, когда, кто и с кем)
Комплектование архивного фонда желательно производить подлинниками, но допускается и ксерокопия документов.
Устные воспоминания - это исторический источник, существенно дополняющий официальные документы, передающий атмосферу переживаемых автором времени, устное воспоминание лица, записанное на пленке, сохранивший его голос, оставит след в жизни края, и "малой родины". Беседа, как правило, проводится по плану, с хронологической последовательностью повествования (родители, место рождения, детские и юношеские годы, планы на жизнь, начало трудовой деятельности и т.д.)
Личные фонды - это документы не только возникшие в результате жизни и деятельности его владельца, членов его семьи, но и документы, полученные в дар и по наследству.
Сохраняя личные фонды - сохраняем и историю!!!