3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1.1. При поступлении письменного обращения, либо обращения в форме электронного документа:
прием и регистрация обращения;
направление обращения на рассмотрение по подведомственности;
рассмотрение обращения ответственным исполнителем, принятие по нему решения и направление ответа заявителю.
3.1.2. При поступлении обращения в ходе личного приема Министра (его заместителей):
заполнение специалистом Министерства карточки регистрации приема граждан по личным вопросам;
рассмотрение обращение Министром (его заместителем), ведущим личный прием;
ответ на обращение и запись об этом в карточке регистрации приема граждан по личным вопросам.
Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении к Регламенту.
3.2. Прием и регистрация обращения
3.2.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступившее в Министерство обращение, которое принимается и регистрируется специалистом 1 разряда отдела спортивно-массовой и организационной работы Министерства в день поступления.
3.2.2. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Министерства.
3.2.3. При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением:
проверяется правильность адресности корреспонденции;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;
поступившие с письмом документы подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в течение 30 минут, с момента выявления нарушений и недостатков, в двух экземплярах и подписывается начальником отдела спортивно-массовой и организационной работы Министерства, либо лицом, его замещающим, и работником, обнаружившим нарушения и (или) недостатки.
{абзац 10 пункта 3.2.3 в редакции Приказа Министерства физической культуры и спорта Забайкальского края от 17.09.2012 года N 36}
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, в день составления акта, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение Министру.
{абзац 11 пункта 3.2.3 в редакции Приказа Министерства физической культуры и спорта Забайкальского края от 17.09.2012 года N 36}
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту в день их поступления не вскрытыми.
{абзац 12 пункта 3.2.3 в редакции Приказа Министерства физической культуры и спорта Забайкальского края от 17.09.2012 года N 36}