2.1.1 Организации, учреждения и предприятия издают документы на основании и во исполнение действующих законов, распорядительных документов вышестоящих организаций и по своей инициативе в связи с производственной необходимостью.
2.1.2. Каждая организация в целях нормализации своей исполнительской и распорядительной деятельности издает собственные распорядительно-правовые акты, содержащие перечень управленческих действий и состав документов, посредством которых эти действия реализуются.
К таким актам относятся:
- положение или устав организации (утверждаются вышестоящей организацией)
- положение о структурных подразделениях
- положения о должностных лицах
- инструкции
- приказы о распределении прав и обязанностей между должностными лицами в аппарате организации
2.1.3. При составлении в оформлении документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих возможность для машинной обработки информации.
2.1.4. Документы должны оформляться в соответствии с государственными стандартами и методическими пособиями по делопроизводству.
2.1.5. Все служебные документы печатаются на бланках установленных образцов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения.
2.1.6. Организации, учреждения и предприятия должны применять виды бланков: общий бланк (для оформления распорядительных документов, протоколов, актов и других организационных документов) и бланк для письма (приложение 1 и 2).
Эти бланки могут изготавливаться как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
2.1.7. Все создаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, предельно кратки, тщательно отредактированы, правильно оформлены, согласованы с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами, отпечатаны машинописным способом или с использованием вычислительной техники машинописным шрифтом.
Каждому документу присваивается только один регистрационный номер, присущий данному виду документов.
Документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, обязательно должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.
2.1.8. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование организации; наименование вида документа: заголовок к тексту; дата документа; текст документа; визы; подпись; отметку об исполнении документа и направлении его в дело; регистрационный номер документа.