1.01. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях округа, направленную на обеспечение своевременного выполнения законодательных актов РФ, актов Президента РФ и Правительства РФ, постановлений и распоряжений Администрации округа и ее структурных подразделений; качественную подготовку и оформление документов, рациональную организацию их учета, хранения и использования, контроля за исполнением документов.
1.02. Настоящая Инструкция разработана с учетом требований ГОСТ Р.6 30-97; с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.
(п.1.02 в ред. Постановления Главы администрации Агинского Бурятского автономного округа N 457 от 17.11.2003 года НГР: ru80000200300144)
1.03. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников учреждений, организаций и предприятий округа, связанных с получением, хранением, обработкой и исполнением организационно-распорядительных и других служебных документов.
1.04. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, их сохранность несут руководители учреждений, организаций и предприятий, которые обязаны осуществлять проверку ведения делопроизводства, организации контроля за исполнением документов в подведомственных организациях, принимать оперативные меры к устранению выявленных недостатков.
1.05. В учреждениях, организациях и предприятиях, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, приказом руководителя назначается ответственное лицо за эту работу из числа специалистов.
Ответственное лицо за ведение делопроизводства обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, правильное их оформление, информирует руководство о состоянии их исполнении, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.06. При увольнении или переводе на другую работу работника, ответственного за ведение делопроизводства организации, составляется и утверждается руководителем акт сдачи и приема, находящихся в текущем делопроизводстве и законченных дел, карточек, журналов регистрации, бланков документов и т.д.
1.07. Работники, перечисленные в п. 1.3. настоящей Инструкции, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. За утрату документов, нарушение сроков их исполнения, а также направление в дело неисполненных документов виновные привлекаются к ответственности.
1.08. С содержанием служебных документов могут ознакомиться только лица, имеющие отношение к рассмотрению и исполнению этих документов.
1.09. Применяемые в делопроизводстве печати и штампы хранятся в сейфах или опечатываемых металлических шкафах у лиц, на которых руководством возложены обязанности заверять документы печатями и штампами.
1.10. Образцы служебных бланков разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-97 и утверждаются руководством. Служебные бланки должны храниться в запирающихся и опечатываемых шкафах, и расходование их учитывается ответственным лицом за ведение делопроизводства в журнале установленной формы.