ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 июня 1999 года N 281
О совершенствовании работы в области делопроизводства.
{Утратило силу:
Постановление Главы администрации Агинского Бурятского автономного округа от 13.04.2007 года N п-123 НГР: ru80000200700065}
{Изменения и дополнения:
Постановление Главы администрации Агинского Бурятского автономного округа N 457 от 17.11.2003 года НГР: ru80000200300144}
В целях совершенствования работы с документами, создания единой системы делопроизводства во всех комитетах, управлениях, отделах администрации округа, районов, в федеральных службах, также в учреждениях, организациях, предприятиях, находящихся на территории Агинского округа (далее - учреждения, организации и предприятия), обеспечения сохранности документов, повышения качества подготовки и эффективности реализации принимаемых управленческих решений, их соответствия современной нормативно-правовой базе
постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства.
2. Ввести в действие данную Инструкцию в учреждениях, организациях и предприятиях округа с 1 августа 1999 г.
3. Руководителям учреждений, организаций и предприятий округа:
3.1. Провести детальное изучение всеми подчиненными работниками указанной Инструкции и обеспечить безусловное выполнение предусмотренных в ней требований.
3.2. Организовать применение настоящей Инструкции по делопроизводству в своих структурных подразделениях, оказать им методическую и практическую помощь в организации делопроизводства.
4. Возложить на руководителей учреждений, организаций и предприятий контроль и ответственность за состоянием делопроизводства
Глава Администрации
Б. Жамсуев
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Агинского Бурятского Автономного округа
Б. Жамсуев
N 281 21.06.1999 г.
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в комитетах, управлениях администрации округа, районов, в федеральных службах, также в учреждениях, организациях и предприятиях, находящихся на территории Агинского округа (далее - в учреждениях, организациях и предприятиях округа)
1. Общие положения
1.01. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях округа, направленную на обеспечение своевременного выполнения законодательных актов РФ, актов Президента РФ и Правительства РФ, постановлений и распоряжений Администрации округа и ее структурных подразделений; качественную подготовку и оформление документов, рациональную организацию их учета, хранения и использования, контроля за исполнением документов.
1.02. Настоящая Инструкция разработана с учетом требований ГОСТ Р.6 30-97; с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.
(п.1.02 в ред. Постановления Главы администрации Агинского Бурятского автономного округа N 457 от 17.11.2003 года НГР: ru80000200300144)
1.03. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников учреждений, организаций и предприятий округа, связанных с получением, хранением, обработкой и исполнением организационно-распорядительных и других служебных документов.
1.04. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, их сохранность несут руководители учреждений, организаций и предприятий, которые обязаны осуществлять проверку ведения делопроизводства, организации контроля за исполнением документов в подведомственных организациях, принимать оперативные меры к устранению выявленных недостатков.
1.05. В учреждениях, организациях и предприятиях, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, приказом руководителя назначается ответственное лицо за эту работу из числа специалистов.
Ответственное лицо за ведение делопроизводства обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, правильное их оформление, информирует руководство о состоянии их исполнении, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.06. При увольнении или переводе на другую работу работника, ответственного за ведение делопроизводства организации, составляется и утверждается руководителем акт сдачи и приема, находящихся в текущем делопроизводстве и законченных дел, карточек, журналов регистрации, бланков документов и т.д.
1.07. Работники, перечисленные в п. 1.3. настоящей Инструкции, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. За утрату документов, нарушение сроков их исполнения, а также направление в дело неисполненных документов виновные привлекаются к ответственности.
1.08. С содержанием служебных документов могут ознакомиться только лица, имеющие отношение к рассмотрению и исполнению этих документов.
1.09. Применяемые в делопроизводстве печати и штампы хранятся в сейфах или опечатываемых металлических шкафах у лиц, на которых руководством возложены обязанности заверять документы печатями и штампами.
1.10. Образцы служебных бланков разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-97 и утверждаются руководством. Служебные бланки должны храниться в запирающихся и опечатываемых шкафах, и расходование их учитывается ответственным лицом за ведение делопроизводства в журнале установленной формы.
2.Составление и оформление служебных документов
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.1.1 Организации, учреждения и предприятия издают документы на основании и во исполнение действующих законов, распорядительных документов вышестоящих организаций и по своей инициативе в связи с производственной необходимостью.
2.1.2. Каждая организация в целях нормализации своей исполнительской и распорядительной деятельности издает собственные распорядительно-правовые акты, содержащие перечень управленческих действий и состав документов, посредством которых эти действия реализуются.
К таким актам относятся:
- положение или устав организации (утверждаются вышестоящей организацией)
- положение о структурных подразделениях
- положения о должностных лицах
- инструкции
- приказы о распределении прав и обязанностей между должностными лицами в аппарате организации
2.1.3. При составлении в оформлении документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих возможность для машинной обработки информации.
2.1.4. Документы должны оформляться в соответствии с государственными стандартами и методическими пособиями по делопроизводству.
2.1.5. Все служебные документы печатаются на бланках установленных образцов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения.
2.1.6. Организации, учреждения и предприятия должны применять виды бланков: общий бланк (для оформления распорядительных документов, протоколов, актов и других организационных документов) и бланк для письма (приложение 1 и 2).
Эти бланки могут изготавливаться как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
2.1.7. Все создаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, предельно кратки, тщательно отредактированы, правильно оформлены, согласованы с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами, отпечатаны машинописным способом или с использованием вычислительной техники машинописным шрифтом.
Каждому документу присваивается только один регистрационный номер, присущий данному виду документов.
Документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, обязательно должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.
2.1.8. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование организации; наименование вида документа: заголовок к тексту; дата документа; текст документа; визы; подпись; отметку об исполнении документа и направлении его в дело; регистрационный номер документа.
2.2. Название вида документа
2.2.1. На каждом документе, кроме письма, должно быть указано название вида документа: приказ, инструкция, указание, протокол, акт, заключение, справка, докладная записка и т.д.
2.2.2. Название вида документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия.
2.2.3. Реквизит "наименование вида документа" располагается как постоянная часть в составе штампа общего бланка документа, кроме бланка для писем, и изготавливается, как правило, типографским способом, если количество этого вида документа издается более 200 раз в году.
Может применяться и общий бланк, на котором, ниже наименования министерства и наименования управления печатается реквизит "наименование вида документа". В документах, оформленных не на бланках, реквизит "название вида документа" печатают от нулевого положения табулятора над реквизитом "заголовок к тексту".
2.3. Заголовок к тексту документа
2.3.1. Заголовок к тексту документа (краткое изложение содержания) составляется к любому документу, оформляемому на бланке или листе бумаги формата А4 (210х297мм), независимо от его вида и назначения. Он должен быть максимально коротким, точно передавать смысл текста.
2.3.2. Формируется заголовок, как правило, с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "О чем": "О выделении ...", "Об изменении...". "Об отмене...". Заголовок должен грамматически согласовываться с названием Документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета Движения основных средств.
2.3.3. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
В документах большого объема или отражающих несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки.
2.3.4. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям и документам, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148x210мм).
2.3.5. Заголовок составляется исполнителем документа.
2.3.6. В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие требованиям стандартов.
2.3.7. Печатается заголовок от нулевого положения табулятора строчными буквами через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. При большем объеме заголовка допускается его продление до границы правого поля документа.
2.4.Адресат
2.4.1 .Документ адресуется организации, ее структурному подразделению, конкретному должностному или частному лицу.
2.4.2. Если фамилии должностных лиц организации или структурного подразделения корреспондента не известны, то целесообразно направлять письма в адрес организации, структурного подразделения.
2.4.3. Структурное подразделение и должностное лицо указываются в тех случаях, когда отправитель уверен, что именно в данное подразделение и данному лицу должен поступить документ.
Такое адресование используется в внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами и т.п.
2.4.4. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования указываются в именительном падеже, например:
Администрация Читинской области
Комитет здравоохранения
2.4.5. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования указываются в именительном падеже, например:
Министерство путей сообщения
Российской Федерации
Начальнику Департамента
перевозок
Новикову И.Д.
2.4.6. Если документ адресован руководителю организации или его заместителям, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванцову И.И.
2.4.7. При адресовании документа частному лицу указывается только фамилия и инициалы получателя (без наименования должности), например:
Кирпенко А.Е.
2.4.8. Если документ адресован в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Главам администраций районов
2.4.9. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью (в соответствии с новыми почтовыми правилами Россия переходит на международную систему написания адреса: номер дома, название улицы, название города и почтовый индекс, название страны).
