РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ ПРЕЗИДЕНТА И ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ
Настоящий Регламент определяет порядок работы с документами в Аппарате Президента и Правительства Республики Бурятия, содержит основные правила обращения с секретными материалами, выполнения машинописных и множительных работ, использования в делопроизводстве средств компьютерной техники.
Организация делопроизводства в Аппарате Президента и Правительства возлагается на общий отдел, по вопросам мобилизационной работы - на Второй отдел.
Общий отдел совместно с другими подразделениями Аппарата разрабатывает и осуществляет меры по совершенствованию делопроизводства, применению современных средств техники в его организации.
Ответственность за организацию учета, сохранности, своевременного прохождения всех документов в Аппарате Президента и Правительства возлагается на начальника общего отдела, в комитетах и отделах - на председателей комитетов и заведующих отделами.
Порядок работы с указами, постановлениями и распоряжениями Президента и Правительства и порядок работы с письменными и устными обращениями граждан определены Регламентом Правительства Республики Бурятия и распоряжением Президента.
В Аппарате Президента и Правительства Республики Бурятия вся корреспонденция принимается, учитывается и отправляется через общий отдел.
При приеме корреспонденции проверяется целостность пакетов, соответствие учетных номеров на них номерам поступивших документов. О повреждениях пакета или оттисков печати составляется акт в трех экземплярах в присутствии лица, доставившего пакет. Первый экземпляр посылается отправителю, второй - фельдъегерской службе или специальной связи, третий - остается в общем отделе. О расхождении учетных номеров, указанных на пакете, с номерами вложенных документов извещается отправитель.
Поступившие документы регистрируются в компьютере.
На первой странице документов в правом нижнем углу свободного от текста поля ставится регистрационный штамп, в котором указывается очередной входящий номер в пределах календарного года. Документы передаются отделам и исполнителям под расписку.
Газеты, журналы, брошюры, книги, плакаты, извещения, сводки, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция передается адресатам без регистрации.
Пакеты с пометкой "Лично", поступившие из других республик и иностранных государств, вручаются адресату без вскрытия по разносной книге. Получатель такого пакета сам определяет порядок работы с документом.
Наградные материалы учитываются в компьютере и передаются в сектор наград по разносной книге.
Документы, адресованные Президенту и Правительству, как правило, подписываются руководителями предприятий, организаций и учреждений.
После регистрации, в зависимости от содержания, документы докладываются Президенту, заместителям Председателя Правительства, начальникам управлений или направляются непосредственно в отделы.
Если резолюция Президента предписывает одному отделу исполнение, а другим - ознакомление, то общий отдел вручает данный документ исполнителю. После ознакомления других лиц, указанных в резолюции, документ передается в дело общего отдела.
Исходящие документы или сопроводительные письма к ним печатаются на бланках установленного образца, учет расходования которых ведется в машбюро.
При подготовке совместных с другими организациями документов, а также в переписке с иностранными корреспондентами бланки Президента и Правительства не используются.
Документы должны излагаться четко, последовательно, кратко и должны иметь заголовок, дату, подпись с ее расшифровкой, включающей наименование должности лица, подписавшего документ, его фамилию и инициалы. К документам объемом не более одной страницы заголовок не составляется.
В текстах документов при первичном упоминании употребляются полные официальные наименования предприятий, организаций и учреждений, в последующем они могут использоваться в сокращенном виде.
Исходящие документы печатаются, как правило, в двух экземплярах, оба экземпляра подписываются. Первые экземпляры направляются адресатам, а вторые с визами исполнителей подшиваются в дело.
На отправляемом документе и его копии проставляются исходящий номер, дата, гриф секретности. Гриф секретности определяется исполнителями совместно с заведующим отделом. При ответах на запросы под исходящим номером указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Если документ печатается не на бланке, то его дата, исходящий номер проставляются ниже подписи в левом углу. Подпись заверяется печатью.
При направлении документа в дополнение к ранее посланному указываются также номер и дата первого документа.
Если документ подлежит возврату, то на первой странице документа проставляется штамп "Подлежит возврату" и в сопроводительном письме указывается срок возврата.
Если документ отправляется с приложением, то в конце его текста делается запись: приложение на.... листах. Приложения визируются председателем комитета или заведующим отделом и при необходимости нумеруются.
Документы, направляемые в адрес Президентов и Правительств республик, глав администраций краев и областей, подписываются только Президентом Республики Бурятия, а в его отсутствие - Первым заместителем Председателя Правительства.
В случаях, когда Президент Республики Бурятия подписывает документы как Председатель Правительства, они должны печататься на бланках Правительства Республики Бурятия.