Построение СЭД ИОГВ РБ должно основываться на следующих принципах:
- организация функционирования системы как внутри Информационной вычислительной сети Правительства Республики Бурятия, так и на территориально удаленных объектах, оснащенных средствами удаленного доступа;
- наличие централизованного механизма управления и изменения системы, минимизация требуемого для работы с системой программного обеспечения на рабочих местах пользователей, организация процесса обработки электронных документов на серверах;
- наличие центрального хранилища электронных документов исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия с поддержкой размещения баз данных на нескольких серверах;
- наличие механизма разграничения доступа пользователей (групп пользователей) к документам, позволяющего пользователям системы получать доступ на ознакомление, изменение или удаление электронных документов в соответствии с назначенными им полномочиями в системе;
- интеграция с офисными приложениями для создания и редактирования документов;
- наличие механизма настройки функций системы на особенности организации документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия;
- наличие механизма настройки функций системы в соответствии с функциональными обязанностями пользователей;
- наличие механизма настройки функций системы под изменяющиеся схемы и процессы документооборота;
- обеспечение централизованного контроля за вертикально и горизонтально циркулирующими потоками служебной корреспонденции, обращений граждан, правовых, директивных, распорядительных и иных документов;
- наличие единой системы классификации исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, их структурных подразделений и органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в Республике Бурятия;
- открытость системы (интеграция с информационными системами электронного документооборота других производителей, возможности добавления функциональных блоков);
- наличие единой точки входа пользователей в систему;
- наличие гибкой и производительной подсистемы поиска документов;