3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является рассмотрение поступившего обращения руководителем структурного подразделения. В свою очередь, руководитель структурного подразделения резолюцией определяет ответственного исполнителя по рассмотрению поступившего обращения в отделе (далее - исполнитель), сроки рассмотрения обращения и передает ему обращение для рассмотрения и подготовки ответа.
3.5.2. По обращениям, указанным в пункте 2.9.2 настоящего Административного регламента, если фамилия и почтовый адрес гражданина поддаются прочтению, исполнителем готовится письменное уведомление (разъяснение) гражданину с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов. Уведомление (разъяснение) направляется на подпись должностному лицу. В ответе на обращение, в котором обжалуется судебное решение, разъясняется порядок обжалования данного судебного решения. Подписанное должностным лицом уведомление (разъяснение) направляется гражданину. Максимальный срок подготовки и отправки уведомления - 7 дней со дня регистрации обращения.
3.5.3. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Минимущество РБ. Исполнитель готовит письмо (уведомление) о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки. Подписанное письмо о прекращении переписки направляется гражданину, направившему обращение.
3.5.4. В случае если после направления уведомления гражданину о прекращении переписки, по данному вопросу от гражданина снова поступает обращение, исполнитель устанавливает идентичность поднимаемых гражданином вопросов тем, по которым ранее переписка была прекращена, проверяет, не приводятся ли новые доводы и (или) обстоятельства. В случае установления идентичности вопросов, изложенных в обращении, исполнитель по согласованию с руководителем структурного подразделения готовит служебную записку должностному лицу о безосновательности очередного обращения и предложение о направлении его в дело без рассмотрения. К служебной записке прилагаются ранее направленные гражданином в Минимущество РБ обращения по данному вопросу, а также письмо (уведомление) о прекращении переписки. Утвержденное должностным лицом предложение о направлении обращения в дело без рассмотрения, передается в Сектор для снятия обращения с контроля.
3.5.5. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.5.6. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.5.7. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Минимущества РБ, обращение в течение 7 дней с даты регистрации обращения направляется в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении. Гражданин письменно уведомляется о переадресации его обращения.
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
3.5.8. По обращениям, соответствующим предъявляемым к ним требованиям и принятым к рассмотрению, исполнитель готовит проекты ответов.
3.5.9. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, организациях исполнителем подготавливается запрос.
Запрос подписывается должностным лицом и направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или организацию. Срок, в течение которого должна быть представлена информация по запросу, - не более 15 дней.
3.5.10. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, исполнитель вправе связаться с гражданином по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами либо пригласить гражданина на личную беседу.
3.5.11. В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
3.5.12. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, исполнитель, указанный в резолюции первым, является главным исполнителем. Главный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Главный исполнитель осуществляет контроль полноты подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдению ими установленных сроков. Главный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.
3.5.13. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен соответствовать следующим требованиям:
- содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении;
- содержать дату, регистрационный номер ответа на обращение, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя.
3.5.14. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность представления должностному лицу служебной записки о продлении сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.
При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
3.5.15. Подготовленный исполнителем ответ с визой руководителя структурного подразделения, исполнителя передается на подпись должностному лицу.
3.5.16. Срок подготовки ответа на обращение не может превышать 30 календарных дней с даты регистрации обращения в приемной Минимущества РБ за исключением случаев, установленных в пункте 2.4.2 настоящего Административного регламента.
3.5.17. Ответственность за надлежащее исполнение настоящей административной процедуры несут руководитель структурного подразделения, которому направлено обращение на рассмотрение, исполнитель и Сектор.