Информационные потоки, возникающие в результате функциональной деятельности различных структурных подразделений органов местного самоуправления муниципальных образований Республики Бурятия, формируются по трем основным направлениям:
субъекты управления
объекты управления
социально-экономические и финансовые показатели района и хозяйствующих субъектов.
Основными субъектами управления районных органов власть являются физические лица (население) и юридические лица (субъекты предпринимательской деятельности).
Объектами управления администрации района является движимое и недвижимое имущество и, условно говоря, "земля" - ее площадь, границы и владельцы, а также элементы районной инфраструктуры, поэтому результатами принятых решений должны быть определения: что, когда, за счет каких ресурсов и кем должно быть выполнено.
Информация о субъектах и объектах управления, а также перечень показателей, характеризующих процессы социально-экономического развития района, должны быть сформированы в виде баз данных соответствующего тематического содержания (схема 1). Следовательно, базы данных по населению района, по субъектам предпринимательской деятельности, по недвижимости, земельный кадастр (границы участков и владельцы), по налогоплательщикам и др. должны стать основными системообразующими базами данных районной информационной системы.
Как показано на схеме, сбор информации, создание и ведение баз данных соответствующего направления и тематического содержания осуществляется в структурных подразделениях органов местного самоуправления в соответствии с их функциональным назначением. Поэтому создание информационной системы органов местного самоуправления должно ликвидировать возможное дублирование при сборе информации, в то же время, предусмотреть достаточную полноту и достоверность собираемой информации, которая будет необходима различным структурам по их ведомственной принадлежности для осуществления своей функциональной деятельности.
Например, как видно из схемы распределения информационных потоков, информация по земельным ресурсам используется и учитывается в сельской администрации, комитете по земельным ресурсам, отделе архитектуры и строительства, в налоговой инспекции и др. Хотя в каждой из этих структур учет земельных участков будет различным, это не исключает возможного дублирования информации, если не предусмотреть единых подходов к разработке структур баз данных и использованию совместимых программно - технологических решений.
Оптимальная организация информационных потоков позволит избежать негативных последствий, которые в конечном итоге снижают эффективность использования компьютерной техники. В частности, потребуется оптимизировать и упорядочить движение информации с той целью, чтобы создание баз данных первичной информации различного тематического направления выполнялось строго в тех структурных подразделениях, где эта информация возникает, для других же подразделений должен быть предусмотрен соответствующий доступ к этим базам данных.
Необходимость коллективного доступа к функциональным базам данных возникает у специалистов районной администрации для оперативного управления различными комплексами: недвижимостью, экономическим, бюджетно-финансовым, социальным комплексом, а это становится возможным только при наличии информационной системы района, где будет предусмотрена возможность коллективного использования информационных ресурсов различного тематического направления для решения комплексных задач.
Схема N 1 "Этапы обработки информации" на бумажном носителе.