3.1. Последовательность административных действий
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
прием, первичная обработка и регистрация обращений граждан;
направление обращений на рассмотрение;
рассмотрение обращений граждан;
организация личного приема граждан;
контроль исполнения обращений граждан;
оформление ответов на обращения граждан;
оформление дел по обращениям;
предоставление справочной информации о ходе рассмотрения
обращения;
анализ обращений граждан.
В приложении 2 представлена блок-схема рассмотрения обращения гражданина.
3.2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений граждан
3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение гражданина, поступившее в орган исполнительной власти.
3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его законным представителем, поступить по почте, через Интернет-приемную государственной специализированной информационной системы "Портал Орловской области - публичный информационный центр" либо иными средствами связи.
Обращения, поступившие по электронной почте, переносятся на бумажный носитель и передаются на регистрацию.
Обращения граждан, поступившие через Интернет-приемную государственной специализированной информационной системы "Портал Орловской области - публичный информационный центр", управлением информационно-документационного обеспечения Аппарата Губернатора и Правительства области переносятся на бумажный носитель и регистрируются (В редакции постановления Правительства Орловской области от 26.01.2010 г. N 15).
3.2.3. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на копии письменного обращения проставляется дата приема обращения, фамилия принявшего обращение, телефон для справок.
3.2.4. Учет и регистрацию поступивших письменных обращений в адрес Губернатора, Председателя Правительства области и его заместителей осуществляет управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Председателя Правительства области и его заместителей, в органах исполнительной власти специальной компетенции области - структурные подразделения или сотрудники, ответственные за работу с обращениями граждан (В редакции постановления Правительства Орловской области от 26.01.2010 г. N 15).
3.2.5. Все обращения граждан регистрируются после их поступления в течение 3 рабочих дней.
3.2.6. Учет обращений граждан в органах исполнительной власти осуществляется с использованием автоматизированной (электронной) регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) (приложение 3) или в специальном журнале.
3.2.7. В РКК (журнал) вносятся следующие сведения:
фамилия и инициалы автора обращения, дата поступления и регистрационный индекс обращения. Если гражданин направляет письмо через второе лицо, то указывается фамилия автора письма. Если письмо подписано несколькими авторами, то в графе "Фамилия И. О. заявителя" пишется "коллективное" и указываются фамилия и инициалы автора, чей адрес указан для ответа. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
отметка о том, кому первоначально было адресовано письмо (Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации и другим органам государственной власти и должностным лицам), дата и номер сопроводительного письма. В случаях, когда вышеуказанным органам требуется сообщить результаты рассмотрения обращений граждан, на сопроводительных письмах к обращениям граждан делается специальная отметка - проставляется штамп "Контроль", в РКК вносится отметка о необходимости информирования организации, направившей обращение для рассмотрения, на ней также проставляется штамп "Контроль";
вид обращения - заявление, предложение, жалоба; количество листов в обращении и приложении к нему;
адрес с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции. Если адрес в письме и на конверте отсутствует, то делается отметка "без адреса";
социальное положение и льготный состав авторов обращений (инвалид Великой Отечественной войны, инвалид по общему заболеванию, пенсионер, многодетная мать и другие);