4.1. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения должностному лицу, в государственный орган, орган местного самоуправления или иную организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
Государственные гражданские служащие органов исполнительной власти Орловской области, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением, в соответствии с законодательством Российской Федерации. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.
При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
4.2. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому сотруднику по поручению руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти специальной компетенции. При переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения сотруднику, ответственному за организацию работы с обращениями граждан (при его отсутствии - лицу, исполняющему его обязанности, или руководителю структурного подразделения).
4.3. Сотрудники, ответственные за организацию работы с обращениями граждан органов исполнительной власти специальной компетенции, помощники Губернатора, Председателя Правительства области и его заместителей несут персональную ответственность за регистрацию, учет и контроль рассмотрения обращений (В редакции постановления Правительства Орловской области от 26.01.2010 г. N 15).
4.4. Руководители органов исполнительной власти несут персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа по существу поставленного вопроса или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.