3.1 Служебные документы, поступающие на имя Губернатора области (Председателя Коллегии области) и его заместителей, регистрируются в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.
Служебные документы, поступающие на имя руководителя органа исполнительной государственной власти специальной компетенции области, регистрируются в соответствующем органе и направляются исполнителям самостоятельно.
3.2 Все служебные документы с визой Губернатора области (Председателя Коллегии области) регистрируются ведущими специалистами первой приемной, контроль за их исполнением осуществляют помощники Губернатора области (Председателя Коллегии области) согласно должностным регламентам и распределению обязанностей помощников Губернатора (Председателя Коллегии области).
3.3 Прием, учет и контроль поступивших в структурное подразделение Аппарата Губернатора и Коллегии области документов осуществляется сотрудником соответствующего подразделения, ответственным за ведение делопроизводства.
3.4 Учет поступивших в структурное подразделение документов ведется в журналах установленной формы.
3.5 Ознакомление сотрудников структурных подразделений с поступившими документами и организацию их исполнения обеспечивают руководители данных подразделений.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделения.
3.6 Поступившие в структурные подразделения Аппарата Губернатора и Коллегии области указы и распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Коллегии области, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.
3.7 Руководители структурных подразделений Аппарата Губернатора и Коллегии области с учетом важности содержащихся в документах вопросов обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения на рассмотрение руководителю Аппарата Губернатора и Коллегии области.
3.8 Срок исполнения служебных документов определяется в резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии области) или его заместителей. В случае если срок исполнения не указан, документы исполняются в срок не более месяца. Руководитель подразделения отвечает за исполнение документа, готовит справку о результатах исполнения в соответствии с требованиями резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии области), его заместителей и сдает ее вместе с документом помощнику Губернатора или помощнику заместителя Губернатора области (Председателя Коллегии области), наложившего резолюцию.
3.9 Исполненные документы закрываются в дело только при наличии соответствующей резолюции заместителя Губернатора области или заместителя Председателя Коллегии области и передаются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.
3.10 Служебные документы структурных подразделений Аппарата Губернатора и Коллегии области формируются в дела специалистами соответствующих подразделений.
3.11 Сведения о документах, занесенные в электронную базу данных, хранятся в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области 5 лет.
3.12 При оформлении документов специалисты подразделений должны руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Губернатора и Коллегии области. Основные из них:
1) содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации;
2) документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;
3) в документе-ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
4) адрес получателя документа печатается в нравом верхнем углу документа;
5) полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки;
6) при направлении документа в организацию ее наименование указывается в именительном падеже;
7) при направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности;
8) на оборотной стороне последнего листа основного исходящего документа, в левом нижнем углу, указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;
9) отправляемому из подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера /документа (например: 12-21);
10) копия исходящего документа, завизированная исполнителем и руководителем органа исполнительной государственной власти специальной компетенции или структурного подразделения, подготовившего документ (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.13 Документы, исходящие из Аппарата Губернатора и Коллегии области, печатаются только на бланках установленной формы.
3.14 Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
3.15 На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.