4.1 Письменные обращения граждан регистрируются управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области в день их поступления, на них заполняются регистрационно-контрольные карточки. После регистрации письменные обращения направляются на рассмотрение Губернатору (Председателю Коллегии области) или заместителям Губернатора, заместителям Председателя Коллегии области согласно распределению обязанностей.
4.2 Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и вручаются руководителю, которому адресован конверт.
4.3 В соответствии с резолюцией Губернатора области (Председателя Коллегии области), заместителей Губернатора области, заместителей Председателя Коллегии области помощники Губернатора области (Председателя Коллегии области), заместителей Губернатора, заместителей Председателя Коллегии области направляют письменные обращения исполнителям с сопроводительным письмом, в котором указывается срок исполнения, информируют заявителя о том, кому поручено рассмотрение его обращения, контролируют исполнение.
4.4 Распоряжением Губернатора области устанавливаются дни и часы приема граждан по личным вопросам должностными лицами исполнительной государственной власти области. Запись на прием осуществляется управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области как заранее, так и в тот же день. Заполняется карточка личного приема. Во время приема руководителем (ведущим прием) на карточке указывается результат рассмотрения или поручение рассмотреть вопрос, в соответствии с которым карточка личного приема помощником Губернатора (Председателя Коллегии области), заместителя Губернатора, заместителя Председателя Коллегии направляется исполнителю с сопроводительным письмом, контролируются сроки рассмотрения.
4.5 Сроки рассмотрения письменных и устных обращений граждан определяются в соответствии с законодательством.
4.6 Рассмотрение письменного и устного обращения считается оконченным, когда разрешены поставленные в них вопросы или даны на них разъяснения, о чем сообщено заявителю.
4.7 Поступившие ответы на письменные и устные обращения граждан докладываются Губернатору области (Председателю Коллегии области), заместителям Губернатора, заместителям Председателя Коллегии области, с резолюцией "в дело" снимаются с контроля в приемных и передаются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области или, согласно резолюции, направляются на /дополнительное рассмотрение.
4.8 Письма граждан, карточки личного приема и ответы на них хранятся в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области в течение пяти лет согласно номенклатуре дел, затем уничтожаются по акту.