10.1 Ежегодно в структурных подразделениях Аппарата Губернатора и Коллегии области составляются номенклатуры дел и на их основе - сводная номенклатура дел Аппарата Губернатора и Коллегии области.
10.2 Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области до 15 ноября текущего года.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.
Вновь созданные структурные подразделения обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.
10.3 Сводная номенклатура дел Аппарата Губернатора и Коллегии области составляется в конце года, согласовывается с экспертной архивной комиссией Аппарата Губернатора и Коллегии области, утверждается заместителем Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителем Аппарата Губернатора и Коллегии области.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Аппарата Губернатора и Коллегии области не реже одного раза в 5 лет, если не было существенных изменений в функциях и структуре Аппарата Губернатора и Коллегии области.
10.4 После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, обязан ознакомить с номенклатурой всех сотрудников своего структурного подразделения.
10.5 Завершенные делопроизводством документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой специалистами структурных подразделений, ответственными за их ведение.
10.6 Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, предусматривающему: подшивку или переплет дела, оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Документы в деле располагаются сверху вниз в хронологическом порядке
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.7 На завершенные дела постоянного храпения и по личному составу в структурных подразделениях Аппарата Губернатора и Коллегии области ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются.
10.8 Описи дел структурных подразделений составляются специалистами подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
10.9 Завершенные делопроизводством дела в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях Аппарата Губернатора и Коллегии области, а затем дела постоянного хранения и по личному составу (за исключением личных дел) передаются в архив управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области. Их передача производится только по описям дел.
Дела временного хранения в архив не сдаются. Они хранятся в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения.
10.10 Уничтожение служебных документов допускается только по актам, утвержденным в установленном порядке. Дела с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению, передаются в управление делопроизводства по актам, составляемым специалистом структурного подразделения, ответственным за ведение делопроизводства.
10.11 В случае ликвидации структурного подразделения Аппарата Губернатора и Коллегии области сотрудник, ответе! венный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области независимо от сроков хранения.
10.12 Выдача дел и копий документов, хранящихся в архиве управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области, сотрудникам структурных подразделений Аппарата Губернатора и Коллегии области и органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области проводится на основании письменного запроса руководителя подразделения или органа, с разрешения руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области.
10.13 Без письменного заявления, с разрешения начальника управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области, выдаются дела и копии документов по запросам Губернатора области (Председателя Коллегии области), его первых заместителей и заместителя Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области.
10.14 В управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области выдаются копии только тех документов, которые созданы в Аппарате Губернатора и Коллегии области и оригиналы которых имеются в управлении делопроизводства. Выдача копий нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с рассылкой.
10.15 Дела, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней. Сотрудники Аппарата Губернатора и Коллегии области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.
10.16 Копии архивных документов и выписки из документов заверяются главным специалистом управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области, отметка о заверении удостоверяется печатью N 3 управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.
10.17 Архивные справки, необходимые для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, выдаются по их письменным запросам на имя заместителя Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области. Архивные справки составляются на бланке Аппарата Губернатора и Коллегии области, подписываются руководителем Аппарата Губернатора и Коллегии области и главным специалистом управления делопроизводства.
(Глава 11 введена Указом Губернатора Орловской области от 03.06.2008 г. N 140)