Управление ЗАГС в целях реализации возложенных на него задач выполняет следующие функции:
1. Организует работу отделов ЗАГС органов местного самоуправления на территории области по:
- регистрации актов гражданского состояния;
- изменению, дополнению и аннулированию записей актов гражданского состояния;
- восстановлению утраченных записей;
- хранению книг государственной регистрации актов гражданского состояния;
- выдаче повторных свидетельств, справок.
2. Совместно с территориальным Федеральным органом исполнительной власти по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния проводит проверки деятельности отделов ЗАГС органов местного самоуправления по соблюдению законодательства Российской Федерации и Орловской области в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.
3. Проверяет правильность составление записей актов гражданского состояния, произведенных на территории области и ежемесячно поступающих в управление ЗАГС Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области, принимает меры к устранению допущенных нарушений законодательства и ошибок при регистрации актов;
4. Разрабатывает рекомендации по организации работы по защите конфиденциальной информации, полученной работниками отделов ЗАГС области, в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния и содержащейся в записях актов, хранящихся в управлении ЗАГС.
5. Разрабатывает порядок и формы взаимодействия органов ЗАГС области по представлению сведений о регистрации смерти в органы социальной защиты населения, налоговый орган, орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, Пенсионный фонд Российской Федерации, фонд социального страхования Российской Федерации в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.
6. Производит заказ и изготовление бланков гербовых свидетельств, записей актов, заявлений, извещений и справок, используемых для регистрации актов гражданского состояния на территории области. Обеспечивает отделы ЗАГС органов местного самоуправления необходимой документацией, ведёт учет расходования свидетельств и других бланков, осуществляет контроль за их правильным использованием и хранением.
7. Составляет и анализирует статистическую отчетность:
- о регистрации актов гражданского состояния;
- об уплате государственной пошлины за регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия, совершаемые органами ЗАГС;
- о расходовании субвенций, выделенных их федерального бюджета для исполнения полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;
- об израсходовании бланков гербовых свидетельств на территории Орловской области.
- другую статистическую отчётность, характеризующую деятельность органов ЗАГС по регистрации актов гражданского состояния;
8. Изучает и обобщает практику применения отделами ЗАГС органов местного самоуправления законодательства об актах гражданского состояния при исполнении переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния, распространяет положительный опыт работы.
9. Организует работу отделов ЗАГС органов местного самоуправления по оказанию практической и методической помощи должностным лицам администраций сельских поселений, уполномоченным на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
10. Вносит предложения в Аппарат Губернатора и Коллегии орловской области, в исполнительные органы местного самоуправления по:
- совершенствованию деятельности управления, отделов ЗАГС;
- обеспечению их надлежащими помещениями, мебелью, оборудованием, предметами оргтехники, компьютерами, обрядовой атрибутикой;
- распределению субвенций на исполнение полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния.
11. Осуществляет учет, обработку, систематизацию и хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, разрабатывает мероприятия по обеспечению их сохранности. По истечении 100 лет готовит и передаёт актовые книги в государственный архив Орловской области
12. В установленном законом порядке вносит во вторые экземпляры записей актов изменения, дополнения и исправления, а также аннулирует записи актов гражданского состояния на основании решения суда.
13. Выдаёт (высылает) повторные свидетельства, справки, копии записей актов по запросам граждан и организаций.
14. Проставляет апостиль на свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, выданные на территории области, для выезда граждан за границу на постоянное место жительства (В редакции Указа Губернатора Орловской области от 28.11.2006 г. N 309).