СОВЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 января 1993 года N 5

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики

Признан утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 31.03.2004 N 67

В целях дальнейшего совершенствования управленческой деятельности и работы по организации делопроизводства городских, районных, поселковых и сельских администраций Совет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики, разработанную в соответствии с действующим законодательством, основными положениями и общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ. М., 1991).

2. Обязать глав городских, районных, поселковых и сельских администраций организовать работу аппарата со служебными документами в строгом соответствии с утвержденной Инструкцией.

3. Управлению Делами Совета Министров Чувашской Республики, Комитету по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики усилить контроль за работой по дальнейшему совершенствованию делопроизводства в аппаратах местных администраций, постоянно оказывать им необходимую практическую и методическую помощь, регулярно обобщать и распространять положительный опыт.

4. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Чувашской АССР от 20 мая 1986 г. N 275 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполкомах местных Советов народных депутатов Чувашской АССР".

Председатель Совета Министров

Чувашской Республики - В.Викторов

Управляющий Делами

Совета Министров

Чувашской Республики - В.Соловьев

Утверждена постановлением
Совета Министров
Чувашской Республики
от 27.01.1993 г. N 5

1. Общие положения

1.1. Документы государственных учреждений являются собственностью государства и включаются в их имущество. Вопросы работы с документами регулируются законодательствами Чувашской Республики и Российской Федерации, нормативно - методическими документами Государственной архивной службы.

1.2. Настоящая инструкция разработана на основании Основных положений и общих требований к документам и службам документационного обеспечения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. М., 1991), действующего законодательства и определяет организацию, процесс создания служебных документов и порядок работы с ними в аппарате местной администрации.

1.3. Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", письмами, жалобами и заявлениями граждан устанавливаются специальными инструкциями.

1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате местной администрации возлагается на управляющего делами или должностное лицо, назначенное распоряжением главы местной администрации.

1.5. Управляющий делами или ответственный за делопроизводство знакомит всех сотрудников аппарата местной администрации с инструкцией по делопроизводству под расписку на листке ознакомления с нормативными документами (приложение 1).

1.6. Сотрудники аппарата местной администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и формируемых дел. Об их утрате немедленно докладывается руководству.

1.7. При уходе сотрудника в отпуск, отбытии в длительную командировку, перемещении на другую должность или увольнении имеющиеся у него документы по указанию руководства должны быть переданы другому сотруднику.

1.8. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения главы местной администрации.

1.9. Ответственность за хранение и правильное использование гербовой печати несет должностное лицо, назначенное распоряжением главы местной администрации.

1.10. О состоянии работы с документами, обеспечения их сохранности глава местной администрации сообщает Совету в своем отчете во исполнение пункта "е" статьи 31 Закона Чувашской ССР "О местном самоуправлении в Чувашской ССР".

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

2.2. Документирование управленческой деятельности ведется на государственных языках.

2.3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

2.4. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

2.5. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименования организации - автора; названия вида документа, заголовка к тексту, даты, индекса, текста, визы, подписи.

В процессе подготовки и оформления документ может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

2.6. Юридическим основанием распорядительных документов местной администрации являются Конституция Чувашской Республики и Конституция Российской Федерации, законы Чувашской Республики и Российской Федерации, постановления Верховного Совета Чувашской Республики и Верховного Совета Российской Федерации, Указы Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Совета Министров Чувашской Республики и Правительства Российской Федерации, решения Советов народных депутатов.

В любом случае документ, издающийся на основе документа вышестоящего органа, должен содержать ссылку на него с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

3. Правила оформления документов

3.1. Для обеспечения юридической силы документы должны быть снабжены обязательными для них реквизитами: Государственный герб Чувашской Республики, наименование вышестоящего органа, наименование учреждения и его структурного подразделения, почтовый адрес, номера телефона и счета в банке, наименования вида документа (на письмах не указывается), дата, учетный индекс (при ответе - дата и индекс поступившего документа), адресат, заголовок текста, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, виза, печать, фамилия составителя и номер его телефона, отметки о прохождении и исполнении документа и т.д. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 2).

3.2. Оформление документов производится в соответствии с требованиями унифицированной системы документации (УСД), государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. Сборник плакатов и учебных форм основных организационно - распорядительных документов) и ГОСТом 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" {*} (приложения 3, 4).

{*} О введении новых нормативных документов информирует вышестоящий орган и централизованно обеспечивает ими.

3.3. Бланки документов

Документы, как правило, оформляются на бланках с установленным комплексом обязательных реквизитов и стабильным порядком их расположения.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов: А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Реквизиты 24, 25, 27 - 31 могут быть расположены на оборотной стороне листа.

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики

Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, распоряжение) и письма.

3.4.2. Наименование организации - автора документа

Наименование администрации указывается в точном соответствии с Положением о ней.

3.4.3. Название документа

Название документа должно соответствовать компетенции местной администрации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю применяемых документов.

3.4.4. Заголовок документа

Заголовок служебному документу, независимо от его вида, содержания и назначения, дается составителем документа (исключением являются телефонограммы и документы, текст которых печатается на бумаге формата А5).

В нем кратко, одной фразой, напечатанной в одну или несколько строк через один интервал, в обобщенной форме передается содержание. При этом в заголовке указывается не только предмет, о котором идет речь, но и суть действия, выраженная отглагольным существительным, отвечая на вопрос "о чем": "об изменении...", "об отмене...", "о выделении...". Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его названия, номера и даты.

3.4.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности - число, месяц, год, например: 03.02.92.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат: 3 февраля 1992 г.

Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

3.4.6. Адресование документа

При адресовании документов в организацию и ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Государственный комитет Чувашской Республики

по управлению государственным имуществом

Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном, например:

Государственный комитет Чувашской Республики

по управлению государственным имуществом

Управляющему делами

Семенову Ю.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например:

Председателю Комитета по делам архивов

Совета Министров Чувашской Республики

Выйкину А.В.

При адресовании документа в несколько однородных учреждений, предприятий, организаций, их названия следует указывать обобщенно, например:

Главам сельских администраций

Канашского района Чувашской Республики

Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый адресат такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Все составные части реквизита "адресат" - наименование организации, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, почтовый адрес - должны печататься с новой строки от одного положения табулятора (флаговый способ), строчными буквами через один интервал. Отдельные части этих реквизитов могут быть разделены полутора или двумя интервалами для удобства зрительного восприятия.

3.4.7. Подпись документа

Документы, направляемые местной администрацией в вышестоящие и сторонние организации, подписываются руководителем или его заместителем (по поручению руководителя).

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Протокол подписывают председательствовавший на заседании и секретарь.

На документах, предусмотренных правовыми актами, а также удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью (приложение 5).