3.5.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление документов, указанных в пункте 3.3, в отдел ЗАГС министерства для проставления апостиля.
Специалист, уполномоченный принимать документы, определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на документах, осуществляемое отделом ЗАГС министерства, специалист, уполномоченный принимать документы, сообщает заявителю, к каким должностным лицам или в какой орган следует обратиться.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
3.5.2. Специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов запись о приеме документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица);
количество документов, представленных на проставление апостиля;
реквизиты документа, представленного для проставления апостиля (номер, серия, место и дата выдачи);
фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый из представленных документов.
3.5.3. Датой представления документов является дата их поступления в отдел ЗАГС министерства.
3.5.4. Специалист, уполномоченный принимать документы, оформляет расписку о приеме документов в 2-х экземплярах по форме согласно приложению N 6 к Административному регламенту, в которой указываются:
дата представления документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица, наименование юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления);
страна предъявления апостиля (указывается в соответствии с заявлением);
количество представленных документов;
номер журнала учета входящих документов и порядковый номер записи в нем, под которым были зарегистрированы представленные документы;
дата выдачи документов и часы приема;
телефон, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может узнать о стадии рассмотрения документов и времени, оставшемся до ее завершения;
должность, фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы, а также его подпись.
Специалист, уполномоченный принимать документы, передает заявителю первый экземпляр расписки, а второй экземпляр приобщает к поступившим документам.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый документ.
3.5.5. В порядке делопроизводства специалист, уполномоченный принимать документы, оформляет поступившие на проставление апостиля документы и передает их заместителю министра - начальнику отдела ЗАГС, а в его отсутствие - заместителю начальника отдела ЗАГС для определения специалиста и задания по исполнению заявления на проставление апостиля (далее - уполномоченное должностное лицо).
Максимальный срок выполнения действия - в течение рабочего дня.