При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа исполнительной власти обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.
3.2.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2001).
3.2.2. Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.
Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает.
05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;
12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А - 38.
3.2.3. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Министерство здравоохранения
Чувашской Республики
При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:
Министерство образования
Чувашской Республики
Управление делами
Ведущему специалисту
А. И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
объединения "Агропром"