10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Росархив. ВНИИДАД. - М - 2000).
10.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая ЦЭК, при необходимости - экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.
10.1.4. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти для ЦЭК, руководителем структурного подразделения для ЭК. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК органа исполнительной власти.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела долговременного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу;
личные дела уволенных;
дела со специальной документацией.
Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
10.1.11. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы передаются в ведомственный архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую составляет ведомственный архив через 2-3 года. Сводная опись подлежит утверждению ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов и по ней дела передаются на государственное хранение в Центральный государственный архив Чувашской Республики.
10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются вместе с делами в архив органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 14).
10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части).