Недействующий

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (с изменениями на: 28.05.2014)

II. Регламент работы с входящими документами


2.1. Роли пользователей

В технологии обработки входящих документов участвуют следующие субъекты:

канцелярия - подразделение (или должностное лицо), осуществляющее первичную регистрацию документа;

руководитель - подразделение, контролирующее ход исполнения документа;

ответственный исполнитель - основной исполнитель документа;

исполнитель (соисполнитель) - подразделение (или внешняя организация, или должностное лицо), выполняющее поручения по документу и представляющее отчет ответственному исполнителю.

Для конкретного документа канцелярия определяет руководителя из списка подразделений органа управления в зависимости от содержания документа. Далее руководитель накладывает резолюцию на документ, после чего документ направляется на исполнение ответственному исполнителю и исполнителям. Ответственный исполнитель направляет документ на исполнение через механизм поручений другим подразделениям и/или через механизм отсылки внешних поручений внешним организациям.

Функции руководителя и ответственного исполнителя могут совпадать.

2.2. Этапы движения документа

Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 1):

2.2.1. Этап 1. Регистрация документа

Канцелярией производятся регистрация и сканирование входящих документов, которые накапливаются в разделе "Входящие документы/В исполнении". На этом этапе канцелярия заполняет реквизиты регистрационной карточки документов, которая сохраняется в системе электронного документооборота.

Если вновь поступивший входящий документ является ответом на ранее отосланный исходящий, канцелярия должна связать его с соответствующим исходящим документом. Установление связей между документами позволяет отслеживать переписку по какому-либо вопросу.

2.2.2. Этап 2. Маршрутизация

На этом этапе канцелярия определяет руководителя, на рассмотрение которого направляется вновь зарегистрированный документ.

В системе электронного документооборота предусмотрены два возможных маршрута документа:

в подразделение;

во внешнюю организацию (пересылка).

Для маршрутизации документа на исполнение в подразделение канцелярия из списка выбирает подразделение, в которое необходимо направить документ. Руководитель самостоятельно определяет исполнителей и направляет документ на исполнение.

Для маршрутизации документа на исполнение во внешнюю организацию из списка выбирается организация, в которую необходимо переслать документ. При этом не создается исходящий документ, а происходит пересылка входящего документа.

2.2.3. Этап 3. Наложение резолюции

Документы, направленные на рассмотрение руководителю, накапливаются у него в подразделе "На рассмотрении" раздела "Входящие". Подразделение имеет доступ только к тем входящим документам, для которых оно является руководителем.

После рассмотрения документа руководитель накладывает на него резолюцию, а также определяет срок исполнения документа, ответственного исполнителя и соисполнителей. Существуют два различных маршрута документа:

ответственный исполнитель - подразделение органа управления;

ответственный исполнитель - внешняя организация.

2.2.3.1. Ответственный исполнитель - подразделение органа управления

Руководитель указывает ответственного исполнителя в регистрационной карточке входящего документа, документ направляется на исполнение указанному подразделению. Руководитель может назначить себя ответственным исполнителем, в таком случае соисполнители отчитываются непосредственно перед руководителем.

2.2.3.2. Ответственный исполнитель - внешняя организация