2.1. Роли пользователей
В технологии обработки входящих документов участвуют следующие субъекты:
канцелярия - подразделение (или должностное лицо), осуществляющее первичную регистрацию документа;
руководитель - подразделение, контролирующее ход исполнения документа;
ответственный исполнитель - основной исполнитель документа;
исполнитель (соисполнитель) - подразделение (или внешняя организация, или должностное лицо), выполняющее поручения по документу и представляющее отчет ответственному исполнителю.
Для конкретного документа канцелярия определяет руководителя из списка подразделений органа управления в зависимости от содержания документа. Далее руководитель накладывает резолюцию на документ, после чего документ направляется на исполнение ответственному исполнителю и исполнителям. Ответственный исполнитель направляет документ на исполнение через механизм поручений другим подразделениям и/или через механизм отсылки внешних поручений внешним организациям.
Функции руководителя и ответственного исполнителя могут совпадать.
2.2. Этапы движения документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 1):
2.2.1. Этап 1. Регистрация документа
Канцелярией производятся регистрация и сканирование входящих документов, которые накапливаются в разделе "Входящие документы/В исполнении". На этом этапе канцелярия заполняет реквизиты регистрационной карточки документов, которая сохраняется в системе электронного документооборота.
Если вновь поступивший входящий документ является ответом на ранее отосланный исходящий, канцелярия должна связать его с соответствующим исходящим документом. Установление связей между документами позволяет отслеживать переписку по какому-либо вопросу.
2.2.2. Этап 2. Маршрутизация
На этом этапе канцелярия определяет руководителя, на рассмотрение которого направляется вновь зарегистрированный документ.
В системе электронного документооборота предусмотрены два возможных маршрута документа:
в подразделение;
во внешнюю организацию (пересылка).
Для маршрутизации документа на исполнение в подразделение канцелярия из списка выбирает подразделение, в которое необходимо направить документ. Руководитель самостоятельно определяет исполнителей и направляет документ на исполнение.
Для маршрутизации документа на исполнение во внешнюю организацию из списка выбирается организация, в которую необходимо переслать документ. При этом не создается исходящий документ, а происходит пересылка входящего документа.
2.2.3. Этап 3. Наложение резолюции
Документы, направленные на рассмотрение руководителю, накапливаются у него в подразделе "На рассмотрении" раздела "Входящие". Подразделение имеет доступ только к тем входящим документам, для которых оно является руководителем.
После рассмотрения документа руководитель накладывает на него резолюцию, а также определяет срок исполнения документа, ответственного исполнителя и соисполнителей. Существуют два различных маршрута документа:
ответственный исполнитель - подразделение органа управления;
ответственный исполнитель - внешняя организация.
2.2.3.1. Ответственный исполнитель - подразделение органа управления
Руководитель указывает ответственного исполнителя в регистрационной карточке входящего документа, документ направляется на исполнение указанному подразделению. Руководитель может назначить себя ответственным исполнителем, в таком случае соисполнители отчитываются непосредственно перед руководителем.
2.2.3.2. Ответственный исполнитель - внешняя организация