КАБИНЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 июля 2009 года N 236
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 24.01.2023 N 17, вступившего в силу через 10 дней после дня его официального опубликования (опубликовано в Сетевом издании "право21.рф" - 24.01.2023).
____________________________________________________________________
(в ред. Постановлений Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 N 164, от 28.05.2014 N 187)
Кабинет Министров Чувашской Республики
постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовой регламент).
2. Органам исполнительной власти Чувашской Республики в месячный срок разработать и утвердить соответствующий регламент работы с системой электронного документооборота.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления при разработке регламента работы с системой электронного документооборота руководствоваться Типовым регламентом.
И.о. Председателя Кабинета Министров
Чувашской Республики
Н.СМИРНОВ
Утвержден
постановлением
Кабинета Министров
Чувашской Республики
от 23.07.2009 N 236
ТИПОВОЙ РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
(в ред. Постановлений Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 N 164, от 28.05.2014 N 187)
I. Общие положения
1.1. Введение
Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовой регламент) определяет порядок работы в органах исполнительной власти Чувашской Республики с различными видами документов, оборот которых автоматизирован с помощью программного обеспечения "Система Автоматизации Делопроизводства - Дело-2004". Типовой регламент определяет роли пользователей и последовательность операций, выполняемых при обработке документов в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными Кабинетом Министров Чувашской Республики.
(в ред. Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 N 164)
В Типовом регламенте приведено описание следующих регламентов работы с документами:
регламент работы с входящими документами;
регламент работы с исходящими документами;
регламент работы с внутренними документами;
регламент работы с протоколами совещаний;
регламент работы с письмами граждан;
регламент работы по приему граждан.
1.2. Информационная модель организации
В используемой технологии обработки документа орган исполнительной власти Чувашской Республики (далее - орган управления) рассматривается как объединение структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов (видов документов) одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).
1.3. Перечень терминов и сокращений
Карточка - объект, представляющий документ, а также приложение, обеспечивающее пользовательский интерфейс для просмотра документа.
Дело - объект системы, объединяющий совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности и обеспечивающий удобный доступ к карточкам.
Резолюция - текстовый реквизит документа, созданный должностным лицом и содержащий принятое им решение.
Поручение - документ, содержащий резолюцию и предписывающий ее исполнение.
Внешняя организация - исполнитель документа, не являющийся структурным подразделением органа управления.
Внешнее поручение - поручение, направленное во внешнюю организацию.
Электронный архив или архив - архив, в котором документы представлены в электронно-цифровой форме.
Подразделение - структурное подразделение органа управления (сектор, отдел, управление).
II. Регламент работы с входящими документами
2.1. Роли пользователей
В технологии обработки входящих документов участвуют следующие субъекты:
канцелярия - подразделение (или должностное лицо), осуществляющее первичную регистрацию документа;
руководитель - подразделение, контролирующее ход исполнения документа;
ответственный исполнитель - основной исполнитель документа;
исполнитель (соисполнитель) - подразделение (или внешняя организация, или должностное лицо), выполняющее поручения по документу и представляющее отчет ответственному исполнителю.
Для конкретного документа канцелярия определяет руководителя из списка подразделений органа управления в зависимости от содержания документа. Далее руководитель накладывает резолюцию на документ, после чего документ направляется на исполнение ответственному исполнителю и исполнителям. Ответственный исполнитель направляет документ на исполнение через механизм поручений другим подразделениям и/или через механизм отсылки внешних поручений внешним организациям.
Функции руководителя и ответственного исполнителя могут совпадать.
2.2. Этапы движения документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 1):
2.2.1. Этап 1. Регистрация документа
Канцелярией производятся регистрация и сканирование входящих документов, которые накапливаются в разделе "Входящие документы/В исполнении". На этом этапе канцелярия заполняет реквизиты регистрационной карточки документов, которая сохраняется в системе электронного документооборота.
Если вновь поступивший входящий документ является ответом на ранее отосланный исходящий, канцелярия должна связать его с соответствующим исходящим документом. Установление связей между документами позволяет отслеживать переписку по какому-либо вопросу.
2.2.2. Этап 2. Маршрутизация
На этом этапе канцелярия определяет руководителя, на рассмотрение которого направляется вновь зарегистрированный документ.
В системе электронного документооборота предусмотрены два возможных маршрута документа:
в подразделение;
во внешнюю организацию (пересылка).
Для маршрутизации документа на исполнение в подразделение канцелярия из списка выбирает подразделение, в которое необходимо направить документ. Руководитель самостоятельно определяет исполнителей и направляет документ на исполнение.
Для маршрутизации документа на исполнение во внешнюю организацию из списка выбирается организация, в которую необходимо переслать документ. При этом не создается исходящий документ, а происходит пересылка входящего документа.
2.2.3. Этап 3. Наложение резолюции
Документы, направленные на рассмотрение руководителю, накапливаются у него в подразделе "На рассмотрении" раздела "Входящие". Подразделение имеет доступ только к тем входящим документам, для которых оно является руководителем.
После рассмотрения документа руководитель накладывает на него резолюцию, а также определяет срок исполнения документа, ответственного исполнителя и соисполнителей. Существуют два различных маршрута документа:
ответственный исполнитель - подразделение органа управления;
ответственный исполнитель - внешняя организация.
2.2.3.1. Ответственный исполнитель - подразделение органа управления
Руководитель указывает ответственного исполнителя в регистрационной карточке входящего документа, документ направляется на исполнение указанному подразделению. Руководитель может назначить себя ответственным исполнителем, в таком случае соисполнители отчитываются непосредственно перед руководителем.
2.2.3.2. Ответственный исполнитель - внешняя организация
Руководитель указывает себя в поле регистрационной карточки "Ответственный исполнитель".
2.2.4. Этап 4. Исполнение документа
На этом этапе ответственный исполнитель, получив документ, определяет номер дела по номенклатуре дел, формирует индекс, определяет сроки исполнения и рассылает документ на исполнение исполнителям. Передача документа на исполнение подразделениям осуществляется путем отдачи поручений, а внешним организациям - путем отдачи внешнего поручения, в этом случае сам исходный документ становится вложением.
2.2.4.1. Исполнение поручений подразделениями органа управления (приложение N 2)
Ответственный исполнитель заполняет в системе электронного документооборота карточку поручений по документу, указывая дату исполнения поручений, при необходимости ставит отметку о постановке документа на контроль. При создании карточки поручений в нее переносится резолюция на документе.
Поручения, направленные исполнителям, накапливаются в разделе поручений. Причем подразделение имеет доступ только к тем карточкам поручений (вместе с исходными документами), для которых оно является исполнителем.
После выполнения поручения исполнитель заносит в карточку поручения краткий отчет о проделанной работе. Если ответственного исполнителя не удовлетворяет ответ исполнителя, он отдает новое поручение либо продлевает срок исполнения поручения, внося в карточку поручения соответствующую резолюцию. Карточка поручения с выполненным заданием закрывается поручителем и сдается в архив.
2.2.4.2. Исполнение поручений внешними организациями (приложение N 3)
При необходимости отдачи поручений по документу внешней организации ответственный исполнитель создает внешнее поручение, в котором в качестве корреспондента указывается ответственный исполнитель из числа внешних организаций. Исполнителям поручения направляются копии поручения.
Внешние поручения автоматически отсылаются и регистрируются в системе электронного документооборота исполнителей в качестве входящего документа. Внешние организации - соисполнители направляют свои отчеты организации - ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель оформляет отчет о проделанной работе в виде исходящего письма в своей системе электронного документооборота, после отправки которого система электронного документооборота органа управления автоматически регистрирует новое входящее письмо.
Входящее письмо (отчет) автоматически проходит этапы 1, 2 (регистрации и маршрутизации соответственно), далее работа с ним производится согласно настоящему разделу.
После рассмотрения отчета в карточку внешнего поручения ответственным исполнителем - подразделением органа управления вносятся соответствующие отметки: снятие с контроля, продление сроков исполнения поручения, сдача в архив.
2.2.5. Этап 5. Рассмотрение результатов исполнения
После выполнения задач, связанных с исполнением документа, ответственный исполнитель закрывает документ, присваивая ему статус "Исполнен".
2.2.6. Этап 6. Сдача в архив
Все документы со статусом "Исполнен" канцелярия заносит в архив.
III. Регламент работы с исходящими документами
3.1. Роли пользователей
В технологии обработки исходящих документов участвуют следующие субъекты:
автор - подразделение, создающее исходящий документ;
согласующий - подразделение, у которого автор должен завизировать исходящий документ;
руководитель - подразделение, в котором подписывается документ;
канцелярия - подразделение (или должностное лицо), осуществляющее регистрацию и отправку исходящего документа.
Для конкретного документа автор определяет перечень согласующих подразделений и направляет им документ для рассмотрения и визирования. Согласованный документ направляется канцелярии для отправки получателю. Функции канцелярии могут выполняться автором.
