3.1. Все поступившие обращения граждан при регистрации и учете определяются по принадлежности их исполнения.
3.2. Обращения по вопросам, не относящимся к ведению государственного органа, получившего обращения, направляются для рассмотрения по принадлежности с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка обращений, содержащих жалобы, на рассмотрение тем должностным лицам и организациям, действия которых обжалуются, не допускается. В этом случае рассмотрение жалобы и подготовка ответа автору производится непосредственно государственным органом.
3.3. Обращения передаются исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя с отметкой об этом в регистрационно-контрольной карточке и в ПЭВМ, в журнале регистрации обращений.
Вопросы о передаче обращения из одного структурного подразделения в другое решается руководителем или его заместителями с обязательной корректировкой в регистрационно-контрольной карточке и базе ПЭВМ, регистрационном журнале обращений.
При отсутствии достаточных данных в обращении для вынесения обоснованного решения истребуются необходимые материалы или направляются работники на места для проверки, принимаются другие меры для объективного решения вопроса. При проверке обращений с выездом на место результаты оформляются справкой.
3.4. Проект подготовленного ответа на обращение визируется на его копии исполнителем с указанием даты в левом нижнем углу и передается на подпись руководителю.
Исполнитель несет ответственность за содержание, ясность и четкость изложения ответов, достоверность ссылки на нормативные правовые акты.
Если в резолюции руководителя указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного обращения является исполнитель, указанный в списке первым.
На обращение, рассматриваемое работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ.
3.5. Ответы на обращение подписываются руководителем государственного органа или уполномоченным должностным лицом.
Внесение каких-либо изменений и дополнений в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, не допускается.
Ответ должен быть своевременным, конкретным, ясным по содержанию, основанным на действующем законодательстве и охватывать все вопросы, поставленные в письменном обращении.
Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указываются мотивы и, при необходимости, автору разъясняется порядок обжалования.
3.6. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме.
В случае устного ответа его содержание излагается в справке должностным лицом, беседовавшим с автором обращения, и докладывается соответствующему руководителю.
3.7. Результаты рассмотрения обращений сообщаются автору, а в необходимых случаях - контролирующему органу.
По обращениям, взятым на "особый контроль", ответ автору направляется лишь при наличии поручения контролирующих органов, направивших обращение для рассмотрения в государственный орган.
3.8. В ответах контролирующим органам на поступившие от них обращения граждан, в которых указываются факты нарушения законодательства, волокиты, бюрократизма, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц. На лицевой или оборотной стороне последнего листа ответа в левом нижнем углу указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его телефона. При наличии специального поручения в эти органы возвращается обращение гражданина.
3.9. Оформленный надлежащим образом ответ на обращение вместе с имеющейся перепиской передается для отметки в регистрационно-контрольной карточке и в базе ПЭВМ, регистрационном журнале обращений, после чего отправляется адресату.
3.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору обращения дан обоснованный ответ.
Полученные от заявителя подлинные документы возвращаются ему заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.
Если обращения поступили от контролирующих органов, то полученные от заявителя подлинные документы возвращаются ему в установленном данном пунктом порядке, если нет иного поручения от контролирующих органов.