2.1. Прием обращений граждан возлагается на канцелярию, экспедитора или работника, специально уполномоченного для приема, регистрации и учета обращений граждан.
При приеме обращений проверяется правильность их адресования.
Обращения, доставленные не по указанному адресу, незамедлительно возвращаются почтовому отделению связи невскрытыми для отправления адресату.
Обращения граждан с пометкой на конверте "лично" учитываются и передаются адресатам в закрытом виде, регистрационный штамп ставится на конверте.
При вскрытии конвертов проверяется наличие в них обращения и документов. При отсутствии приложения или самого текста обращения, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается автору обращения.
2.2. Признаются анонимными и рассмотрению не подлежат обращения граждан, в которых:
фамилия, имя, отчество не указаны или написаны неразборчиво,
не содержатся данные о месте жительства или работы (учебы) адресата.
Если в анонимном обращении содержатся факты готовящегося или совершенного преступления или иного противоправного деяния, в том числе угроза совершения насилия в отношении должностных лиц, работников государственного органа или их родственников, подлинное анонимное обращение направляется в соответствующий правоохранительный орган.
Анонимное обращение или его копия (в случае направления подлинного анонимного обращения в правоохранительные органы) и справка хранятся в делах в соответствии с утвержденной номенклатурой.
2.3. Все виды поступающих обращений должны быть централизованно зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках и учтены в регистрационном журнале обращений в течение суток со дня их поступления.
При наличии автоматизированного учета регистрационно-контрольные карточки вводятся в базу ПЭВМ.
Перед регистрацией обращений проверяется наличие обращений от данного автора в течение текущего года.
На каждое вновь поступившее в текущем году обращение от одного автора заводится регистрационно-контрольная карточка с указанием даты поступления.
В регистрационно-контрольной карточке указываются фамилия и инициалы автора обращения, дата поступления обращения, его регистрационный номер по журналу регистрации и адрес заявителя, а также фамилия и инициалы исполнителя, резолюция руководителя.
На обращении ставится регистрационная отметка с регистрационным номером и датой поступления в правом нижнем углу первого листа.
2.4. При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
При поступлении повторного обращения проводится анализ причин, побудивших автора вновь обратиться в государственный орган.
2.5. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в один и тот же государственный орган, а также обращения, в которых содержатся дополнительные сведения по заданному вопросу, повторными не считаются.
2.6. Если в текущем году поступило несколько обращений одного и того же содержания и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационно-контрольной карточке (2, 3 и т.д.) с указанием регистрационного номера по журналу регистрации и даты поступления каждого.
Если от автора в текущем году поступило несколько обращений, но по разным вопросам, то на каждое обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.
2.7. Если обращение подписано двумя или более авторами, оно считается коллективным. Коллективными являются резолюции митингов, собраний, а также обращения, подписанные членами одной семьи.
2.8. На обращения граждан, адресованные в федеральные органы государственной власти, Администрацию Президента Чувашской Республики и поступившие от указанных органов (далее - контролирующие органы) с поручением сообщить им результаты их рассмотрения, заводится специальная контрольная карточка с пометкой "особый контроль", в которой помимо сведений о заявителе указывается орган, направивший обращения.