8.1. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются исполнителем работнику, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя не производится.
8.2. При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан и неправильно оформленные документы к делу не прикладываются.
8.3. Срок хранения обращений граждан и материалов по их рассмотрению и исполнению составляет 5 лет.
По истечении срока хранения переписки дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
Обращения граждан, содержащие предложения о существенных изменениях в организации работы государственного органа, способствующие устранению серьезных недостатков и злоупотреблений, подлежат постоянному хранению.
Срок хранения аналитических справок по обращениям граждан, а также материалов по мероприятиям, устраняющим причины, порождающие обращения граждан, - постоянный.
Материалы постоянного хранения передаются в архив в установленном порядке.