4.1. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
4.2. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
4.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.5. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
(п. 4.5 в ред. Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11.08.2016 N 320)
4.6. Утратил силу. - Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 11.08.2016 N 320.
4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам органа исполнительной власти.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
(п. 4.7 в ред. Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11.08.2016 N 320)
4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти.
(абзац введен Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11.08.2016 N 320)
4.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(п. 4.9 в ред. Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11.08.2016 N 320)
4.10. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
4.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
4.13. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.
4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.